ChatGPT Team

ChatGPT Team ist eine geschäftliche Nutzungsvariante von ChatGPT, einem Chatbot auf Basis eines Large Language Models. Varianten dieser Art richten sich an Organisationen und bieten gegenüber der Einzelnutzung typischerweise eine gemeinsame Verwaltung der Zugänge, geteilte Inhalte innerhalb der Organisation sowie geschäftliche Nutzungsbedingungen. Der jeweils geltende Leistungsumfang und die Konditionen sind beim Anbieter zu prüfen, da sie sich ändern.

Für Handwerksbetriebe ist der wesentliche Unterschied zur privaten Nutzung nicht der Funktionsumfang, sondern die Ordnung: Zugänge gehören dem Betrieb und nicht einzelnen Personen, sie lassen sich beim Ausscheiden entziehen, und die Nutzungsbedingungen sind auf geschäftliche Verwendung ausgelegt. Damit entfällt der in der Praxis verbreitete Zustand, dass Mitarbeitende private Konten für betriebliche Aufgaben verwenden.

Anwendungsfälle im Betrieb sind unverändert die eines Sprachmodells: Formulieren von Angebotsbegleittexten, Antworten auf Kundenanfragen, Stellenanzeigen, Aufbereitung von Notizen zu Berichten, Zusammenfassen langer Unterlagen und Erklären technischer Sachverhalte in verständlicher Sprache. Näheres dazu unter ChatGPT im Betrieb.

Bezug zur Digitalisierung

Vor der Einführung gehören mehrere Punkte geklärt. Datenschutzrechtlich sind Verarbeitungsort, Auftragsverarbeitungsvertrag, eingesetzte Unterauftragnehmer, Speicherdauer und die Frage nach der Verwendung von Eingaben für Trainingszwecke zu prüfen, siehe Datenschutzprüfung eines Anbieters. Die Angaben unterscheiden sich je nach Nutzungsvariante und sind in den Vertragsunterlagen des Anbieters nachzulesen.

Betrieblich braucht es eine Regelung, welche Daten eingegeben werden dürfen. Kundendaten, Personaldaten, Kalkulationen und Vertragsunterlagen sind ohne ausdrückliche Freigabe nicht geeignet. Eine schriftliche KI-Nutzungsrichtlinie schafft hier Klarheit und ist zugleich Teil der nach Artikel 4 der VO (EU) 2024/1689 geforderten Förderung von KI-Kompetenz. Die VO (EU) 2026/1744 hat diese Pflicht abgeschwächt, ohne die betriebliche Verantwortung für den sachgerechten Einsatz aufzuheben.

Fachlich bleibt die Prüfpflicht bestehen. Sprachmodelle erzeugen auch falsche Aussagen, siehe Halluzination. Angaben zu Normen, Fristen, Preisen und technischen Anforderungen sind vor der Verwendung zu verifizieren.

Praktisch bewährt sich, mit zwei bis drei klar umrissenen Aufgaben zu beginnen und die Ergebnisse einige Wochen zu bewerten, bevor der Einsatz ausgeweitet wird.

Ein Beispiel aus dem GaLaBau zeigt einen tragfähigen Einstieg. Ein Betrieb nutzt die Team-Variante zunächst nur für zwei Aufgaben: Anschreiben zu Angeboten für Privatkunden und die Aufbereitung von Notizen aus Ortsterminen zu einem geordneten Bericht. Beide Aufgaben binden Bürozeit, sind fachlich unkritisch und lassen sich vor dem Versand prüfen. Vorlagen für wiederkehrende Formulierungen werden über die gemeinsame Verwaltung bereitgestellt, sodass alle mit demselben Stand arbeiten. Erst danach kommen weitere Anwendungen hinzu.

Abzugrenzen ist die Team-Variante von der Nutzung über eine Schnittstelle. Die Team-Variante ist eine Oberfläche für Personen, die dort selbst Eingaben machen. Über eine Schnittstelle wird dasselbe Modell dagegen von anderer Software angesprochen, etwa um eingehende Anfragen automatisch vorzusortieren. Beide unterliegen unterschiedlichen Vertragsbedingungen und Abrechnungsmodellen und sind getrennt zu prüfen.

Eine typische Fehlerquelle betrifft geteilte Inhalte. Wenn Vorlagen und Chatverläufe innerhalb der Organisation sichtbar sind, gelangen dort abgelegte Kundendaten oder Kalkulationsgrundlagen an alle Beteiligten. Zu klären sind deshalb vorab: wer welche Inhalte sehen darf, welche Bereiche getrennt bleiben und wer Zugänge anlegt und entzieht.

Als Umsetzungsschritte bewährt: Zugänge auf betriebliche Konten umstellen, private Konten für dienstliche Aufgaben untersagen, zwei Anwendungsfälle festlegen, die Nutzungsrichtlinie schriftlich fassen und eine kurze Unterweisung dokumentieren.