Copilot in Microsoft 365

Copilot in Microsoft 365 bezeichnet die Einbindung eines KI-Assistenten in die Office-Anwendungen eines Unternehmens. Assistenten dieser Kategorie arbeiten innerhalb der gewohnten Programme und greifen auf die dort vorhandenen Inhalte zu, etwa Dokumente, Tabellen, E-Mails und Kalender. Welche Funktionen in welcher Lizenzvariante enthalten sind und zu welchen Konditionen, ist beim Anbieter zu prüfen, da sich das Angebot laufend ändert.

Der typische Funktionsumfang solcher Assistenten umfasst das Erstellen und Überarbeiten von Texten, das Zusammenfassen längerer Dokumente und E-Mail-Verläufe, Auswertungen und Formeln in Tabellen, Entwürfe für Präsentationen sowie Zusammenfassungen von Onlinebesprechungen. Der Unterschied zu einem eigenständigen Chatbot liegt im Zugriff auf die Unternehmensinhalte: Antworten beziehen sich auf vorhandene Dateien und Nachrichten.

Für Handwerksbetriebe ist die Voraussetzung, dass die Büroarbeit tatsächlich in dieser Umgebung stattfindet. Wo Angebote und Aufträge in einer Handwerkersoftware liegen und die Office-Anwendungen nur für Schriftverkehr genutzt werden, ist der Nutzen deutlich geringer als in einem Betrieb, der Dokumentation, Kalkulationen und Kommunikation dort führt.

Zu klären ist, welche Inhalte überhaupt in dieser Umgebung liegen. Ein Assistent kann nur auswerten, was dort gespeichert ist. Liegen Angebote, Aufmaße und Baustellenfotos in der Fachsoftware, beziehen sich Antworten auf einen Ausschnitt des betrieblichen Wissens, was leicht zu falschen Schlüssen führt, wenn der Nutzer das nicht bedenkt.

Bezug zur Digitalisierung

Der wichtigste organisatorische Punkt ist das Rollen- und Rechtekonzept. Ein Assistent, der Unternehmensinhalte durchsucht, macht sichtbar, worauf ein Nutzer ohnehin Zugriff hat. Sind Berechtigungen historisch gewachsen und zu weit gefasst, treten über eine einfache Frage Inhalte zutage, die zwar technisch zugänglich, aber nicht für alle bestimmt waren, etwa Personalunterlagen oder Kalkulationen. Vor der Einführung sollten die Berechtigungen deshalb geprüft und bereinigt werden.

Datenschutzrechtlich sind Verarbeitungsort, Auftragsverarbeitungsvertrag, Unterauftragnehmer und die Verwendung von Eingaben zu klären, siehe Datenschutzprüfung eines Anbieters. Da der Assistent auf Personaldaten und Kundendaten zugreifen kann, ist der Umfang der Verarbeitung im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten abzubilden.

Fachlich bleibt die Prüfpflicht. Zusammenfassungen können Aussagen verkürzen oder falsch gewichten, erzeugte Auswertungen können Fehler enthalten. Vor allem bei Zahlen und Fristen ist eine Kontrolle erforderlich.

Ein Beispiel aus einem Bauunternehmen: Eine Zusammenfassung des Schriftverkehrs zu einem Bauvorhaben ist brauchbar, solange klar ist, dass Tagesberichte und Aufmaße nicht enthalten sind. Wird die Zusammenfassung als vollständige Darstellung des Vorgangs genommen, fehlen genau die Belege, auf die es im Streitfall ankommt.

Praktisch empfiehlt sich, mit einer kleinen Gruppe zu starten und den Nutzen an konkreten Aufgaben zu messen, bevor Lizenzen breit ausgerollt werden.