Clockodo

Clockodo gehört zur Kategorie der Zeiterfassungslösungen. Produkte dieser Kategorie erfassen Arbeitszeiten von Mitarbeitenden und ordnen sie Kunden, Projekten oder Aufträgen zu. Der konkrete Funktionsumfang, die Ausbaustufen und die Konditionen sind beim Anbieter zu prüfen, weil sich Produktzuschnitte in diesem Segment häufig ändern.

Typischerweise decken solche Lösungen ab: Erfassung von Arbeitszeiten über Weboberfläche, App oder Terminal, Zuordnung zu Kunden und Projekten, Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten, Auswertungen zu Stundensalden und Projektzeiten sowie Exporte für die Lohnabrechnung. Die Bandbreite reicht von schlanken Anwendungen für Bürobetriebe bis zu Lösungen mit ausgeprägtem Baustellenbezug.

Für Handwerksbetriebe ist genau dieser Baustellenbezug das entscheidende Auswahlkriterium. Eine Anwendung, die für Bürotätigkeit entwickelt wurde, deckt die typischen Anforderungen nur teilweise ab: Zuordnung zu wechselnden Baustellen, Erfassung von Fahrzeiten, Zuschläge, Erschwerniszulagen und die Abgrenzung von Regie- und Pauschalzeiten. Zentral ist außerdem die Offline-Fähigkeit, weil auf Baustellen keine verlässliche Verbindung besteht.

Zu klären ist, wie die Zeiterfassung im Betrieb tatsächlich abläuft. Buchen Mitarbeiter selbst auf dem eigenen Gerät, ist die Erfassung zeitnah, setzt aber voraus, dass Geräte und Zugänge vorhanden sind. Erfolgt die Buchung durch den Vorarbeiter für die gesamte Kolonne, sinkt der Aufwand, und die Zuordnung wird ungenauer. Beide Wege sind vertretbar, sollten aber bewusst gewählt werden.

Bezug zur Digitalisierung

Zweitens die Schnittstellen. Zeitdaten entfalten ihren Nutzen erst, wenn sie ohne Nacherfassung in Lohnabrechnung und Nachkalkulation fließen. Zu klären ist, ob eine automatische Übertragung oder ein manueller Export vorliegt und ob Kostenstellen und Auftragsbezug mitgeführt werden, siehe Schnittstellenprüfung.

Rechtlich ist die Arbeitszeiterfassung für Arbeitgeber verpflichtend; Grundlage ist die Rechtsprechung zur Aufzeichnungspflicht, siehe Zeiterfassung nach dem EuGH-Urteil. Datenschutzrechtlich sind Zeit- und gegebenenfalls Standortdaten personenbezogen. Eine Standorterfassung darf nicht zur dauerhaften Verhaltens- und Leistungskontrolle werden. Verarbeitungsort, Auftragsverarbeitungsvertrag und Löschfristen gehören in die Datenschutzprüfung des Anbieters; wo ein Betriebsrat besteht, ist die Einführung mitbestimmungspflichtig.

Werden KI-gestützte Funktionen angeboten, etwa Vorschläge zur Zuordnung von Zeiten, sind Systeme zur Bewertung von Beschäftigten nach Anhang III der VO (EU) 2024/1689 als Hochrisiko eingestuft. Eine reine Zuordnung von Stunden fällt in der Regel nicht darunter, eine Leistungsbewertung dagegen schon.

Ein Beispiel aus einem Betrieb mit Service- und Projektgeschäft: Im Servicebereich wechseln die Einsätze mehrfach am Tag, im Projektgeschäft bleibt die Kolonne wochenlang auf derselben Baustelle. Eine Lösung, die nur eine dieser Situationen gut abbildet, erzeugt im anderen Bereich Nacherfassung im Büro.

Praktisch entscheidet die Zahl der Bedienschritte je Buchung über die Akzeptanz auf der Baustelle.