Craftnote

Craftnote gehört zur Kategorie der Baustellen- und Projektkommunikationslösungen für Handwerksbetriebe. Produkte dieser Kategorie bündeln die Kommunikation und Dokumentation zu einem Auftrag an einer Stelle, statt sie über Messenger, E-Mail und Papier zu verteilen. Der konkrete Funktionsumfang und die Konditionen sind beim Anbieter zu prüfen, da sie sich ändern und je nach Paket unterscheiden.

Typischerweise decken solche Lösungen ab: projektbezogene Chats für Büro und Baustelle, Fotodokumentation mit Zuordnung zum Auftrag, Ablage von Plänen und Dokumenten, Aufgabenlisten, Zeiterfassung sowie Schnittstellen zu Buchhaltungs- oder Handwerkersoftware. Der Nutzen liegt vor allem darin, dass Informationen zu einem Auftrag auffindbar bleiben, statt in privaten Nachrichtenverläufen zu verschwinden.

Genau dieser Punkt ist auch der praktische Anlass. In vielen Betrieben läuft die Baustellenkommunikation über private Messenger-Gruppen. Das ist bequem, führt aber dazu, dass Fotos und Absprachen nicht dem Auftrag zugeordnet sind, dass ausgeschiedene Mitarbeitende weiterhin Zugriff haben und dass personenbezogene Daten über Dienste laufen, die dafür nicht vorgesehen sind.

Zu klären ist vor der Einführung, welche Inhalte künftig ausschließlich über das System laufen. Bleibt die private Messenger-Gruppe daneben bestehen, entsteht ein zweiter, unkontrollierter Bestand, und die wichtigen Absprachen landen weiterhin dort. Eine Umstellung gelingt regelmäßig nur, wenn der alte Kanal für betriebliche Themen ausdrücklich geschlossen wird.

Bezug zur Digitalisierung

Für die Auswahl in dieser Kategorie sind mehrere Punkte entscheidend. Erstens die Offline-Fähigkeit, weil Rohbauten und Keller keine verlässliche Verbindung bieten. Zweitens die Einbindung Externer: Können Bauherren, Planer oder Nachunternehmer eingebunden werden, und mit welchen Rechten. Drittens die Schnittstellen zur vorhandenen Handwerkersoftware, damit kein zweiter Datenbestand entsteht. Viertens der Datenexport beim Anbieterwechsel, insbesondere ob Fotos mit ihrem Auftragsbezug herausgegeben werden.

Datenschutzrechtlich gehören Verarbeitungsort, Auftragsverarbeitungsvertrag und Löschfristen in die Datenschutzprüfung des Anbieters. Baustellenfotos können Personen zeigen; Fotos von Kundenobjekten unterliegen zusätzlich den Vereinbarungen mit dem Auftraggeber.

Werden KI-gestützte Funktionen angeboten, etwa Zusammenfassungen von Projektverläufen oder Textvorschläge für Berichte, sollten sie an eigenen Unterlagen erprobt werden. Für abrechnungs- und mängelrelevante Angaben bleibt die Prüfung durch die Bauleitung erforderlich.

Ein Beispiel aus einem Ausbaubetrieb: Werden Fotos, Aufgaben und Absprachen am Auftrag geführt, kann ein Kollege bei Krankheit die Baustelle übernehmen, ohne den bisherigen Bearbeiter anzurufen. Genau dieser Fall zeigt den Unterschied zur Chatgruppe, in der Informationen zwar vorhanden, aber nicht auffindbar sind.

Praktisch entscheidet die Akzeptanz im Team. Eine Lösung wird nur genutzt, wenn sie im Alltag schneller ist als der Messenger, den sie ersetzen soll.