Cloud-Lösung

Eine Cloud-Lösung ist Software, die nicht auf Rechnern im Betrieb installiert ist, sondern in Rechenzentren eines Anbieters läuft und über Browser oder App genutzt wird. Abgerechnet wird meist je Nutzer und Monat. Der Anbieter übernimmt Betrieb, Updates und Sicherung der Infrastruktur; der Betrieb bringt Zugangsdaten, Internetverbindung und Endgeräte mit. Die verarbeiteten Daten liegen dabei auf der Infrastruktur des Anbieters.

Im Handwerk ist diese Betriebsform inzwischen Standard, weil sie zum Arbeitsalltag passt. Mobile Zeiterfassung, Auftragsverwaltung, Baustellendokumentation und Angebotsprogramme müssen von der Baustelle, aus dem Fahrzeug und aus dem Büro gleichermaßen erreichbar sein. Ein eigener Server im Betriebsgebäude, der von außen zugänglich gemacht wird, verursacht dagegen Wartungs- und Sicherheitsaufwand, den kleinere Betriebe selten dauerhaft leisten können.

Abzugrenzen ist die Cloud-Lösung von der bloßen Online-Erreichbarkeit eines eigenen Servers. Wird eine im Betrieb installierte Software über eine Fernverbindung genutzt, bleiben Wartung, Sicherung und Aktualisierung Sache des Betriebs, während sie bei einer Cloud-Lösung beim Anbieter liegen. Für die Frage, wer im Störungsfall handelt und wer für eine funktionierende Datensicherung einsteht, ist dieser Unterschied entscheidend, und er wird bei der Auswahl regelmäßig übersehen.

Zu prüfen ist außerdem die Verfügbarkeit im Alltag. Fällt der Dienst aus, steht nicht nur ein Programm still, sondern unter Umständen die Auftragsannahme oder die Zeiterfassung der gesamten Kolonne. Sinnvoll ist deshalb, für kritische Abläufe einen einfachen Ersatzweg vorzuhalten, etwa ein Papierformular für Stundenzettel, und regelmäßig einen Export der eigenen Daten zu ziehen. Der Anbieter sichert seine Infrastruktur, doch die Verantwortung dafür, dass der Betrieb weiterarbeiten kann, bleibt beim Betrieb.

Bezug zur Digitalisierung

Nahezu alle verbreiteten KI-Werkzeuge werden als Cloud-Dienst angeboten, weil die Rechenleistung für große Modelle im Betrieb nicht wirtschaftlich vorzuhalten ist. Damit verlassen Eingaben das Haus: Angebotstexte, Baubeschreibungen, Kundenanfragen, mitunter Fotos. Vor der Nutzung ist deshalb zu klären, wo verarbeitet wird, ob eine Drittlandübertragung stattfindet und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO vorliegt. Ebenso wichtig ist, ob Eingaben zum Training verwendet werden und ob sich das abschalten lässt.

Technisch bringt die Cloud Vorteile bei Verfügbarkeit und Aktualität, schafft aber auch Abhängigkeiten. Ohne Internetverbindung steht das Werkzeug nicht zur Verfügung, was bei Baustellen in Randlagen relevant ist; hier kann Edge-Verarbeitung auf dem Gerät eine Ergänzung sein. Preis- und Funktionsänderungen liegen beim Anbieter, weshalb Exportwege und Anbieterabhängigkeit vorab geprüft gehören.

Für die Praxis empfiehlt sich eine kurze Übersicht aller genutzten Cloud-Dienste mit Zweck, Anbieter, Speicherort und Ansprechpartner im Betrieb. Diese Liste dient zugleich als Grundlage für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO und für die Systemliste KI. Sie zeigt außerdem schnell, wo mehrere Werkzeuge dasselbe leisten und ein Vertrag entfallen kann.