E-Mail-Entwurf durch KI

Ein E-Mail-Entwurf durch KI entsteht, wenn ein Sprachmodell aus einer eingegangenen Nachricht und einigen Vorgaben einen Antworttext erzeugt. Eingabe sind der Nachrichtenverlauf, der gewünschte Inhalt in Stichworten und Angaben zu Tonfall und Länge. Ausgegeben wird ein vollständiger Text mit Betreff und Anrede, der im Postfach als Entwurf liegt und erst nach Prüfung versendet wird.

Im Handwerksbetrieb betrifft das den größten Teil der Bürokorrespondenz, weil sich die Anlässe wiederholen: Eingangsbestätigung einer Anfrage, Terminvorschlag, Verschiebung wegen Witterung, Nachfrage zu fehlenden Unterlagen, Antwort auf eine Mängelrüge, Erinnerung an eine offene Rechnung, Absage an einen Bewerber. Diese Nachrichten sind fachlich unkompliziert, kosten aber täglich Zeit, und sie bleiben oft liegen, wenn Büro und Baustelle in einer Person zusammenfallen.

Ein Nebeneffekt betrifft die Einheitlichkeit. Wenn mehrere Personen Kundenkorrespondenz führen, unterscheiden sich Ton und Ausführlichkeit deutlich, was bei Beschwerden unangenehm auffällt. Vorgegebene Entwürfe gleichen das an, ohne die persönliche Ansprache zu verhindern, weil jede Nachricht vor dem Versand ohnehin gelesen wird. Sinnvoll ist außerdem, für heikle Fälle wie Mängelrügen oder Zahlungsverzug festzulegen, dass der Entwurf zusätzlich von der Betriebsleitung gesehen wird, bevor er hinausgeht.

Wo KI ansetzt

Brauchbar werden Entwürfe erst mit betrieblichem Kontext. Wer nur die Kundenmail einfügt, erhält einen allgemeinen Text; wer Vorgangsdaten, den betriebsüblichen Tonfall und die eigene Signatur mitgibt, bekommt eine versandfähige Fassung. Für die häufigsten Anlässe lohnt eine feste Prompt-Vorlage je Fall, damit alle im Büro dieselbe Linie fahren.

Zwei Punkte bleiben in der Verantwortung des Betriebs. Erstens dürfen Zusagen zu Terminen, Preisen oder Gewährleistung nur aus geprüften Angaben stammen, denn ein Modell formuliert Verbindlichkeit, ohne sie beurteilen zu können; dazu passt der Grundsatz Verbindlichkeit KI-erstellter Schreiben. Zweitens sind Kundendaten personenbezogen: Ob Nachrichteninhalte in ein KI-Werkzeug gegeben werden dürfen, hängt von Vertrag und Einstellungen ab, weshalb personenbezogene Daten im Chatfenster betrieblich geregelt sein sollten.

Sinnvoll ist deshalb, Entwürfe im Postfach zu belassen und nie automatisch zu versenden. Eine kurze Kontrolle genügt meist, und sie hält die Verantwortung dort, wo sie hingehört. Weitere Ansätze für das Büro beschreibt der Ratgeber zur KI-Büroautomatisierung. Hilfreich ist zudem, die häufigsten Anlässe einmal zu zählen, denn meist entfällt der größte Teil der Nachrichten auf wenige wiederkehrende Fälle, für die sich eine Vorlage sofort lohnt. Alles Übrige bleibt Handarbeit.