Datenhoheit

Datenhoheit beschreibt, wer über Daten bestimmen kann: wo sie gespeichert sind, wer sie einsehen darf, ob sie weitergegeben oder ausgewertet werden und wann sie gelöscht werden. Der Begriff ist weiter gefasst als Eigentum, denn an Daten besteht kein Eigentum im sachenrechtlichen Sinn. Entscheidend ist die faktische Kontrolle in Verbindung mit vertraglichen Zusagen und den Pflichten aus dem Datenschutzrecht.

Für Handwerks- und Baubetriebe geht es dabei um wirtschaftlich sensible Bestände: Kalkulationsansätze und Einkaufskonditionen, Kundenstamm mit Objektdaten, Aufmaße und Bestandspläne, Fotos aus Wohnungen, Personaldaten. Diese Daten verteilen sich heute über Auftragssoftware, Cloud-Speicher, Messenger auf privaten Geräten und mitunter Chatfenster von KI-Werkzeugen. Wer in dieser Lage benennen soll, wo eine bestimmte Information liegt, kommt oft ins Stocken, und genau das ist der Verlust an Hoheit.

Praktisch relevant wird die Frage auch bei Endgeräten. Werden private Smartphones für Baustellenfotos und Nachrichten genutzt, liegen Betriebsdaten auf Geräten, auf die der Betrieb keinen Zugriff hat. Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters lassen sich diese Daten weder sichern noch löschen. Eine klare Trennung zwischen dienstlicher und privater Nutzung, betriebliche Konten für Messenger und Speicherdienste sowie eine Regelung zur Rückgabe gehören deshalb zu den einfachsten und zugleich wirksamsten Maßnahmen.

Ein Beispiel aus dem Elektrohandwerk zeigt, wie schnell Hoheit verloren geht: Prüfprotokolle und Anlagenschemata werden vom Monteur unmittelbar an den Auftraggeber geschickt, ohne dass eine Kopie in die Betriebsablage gelangt. Wird Jahre später eine Erweiterung beauftragt, muss der Bestand erneut aufgenommen werden, weil die eigene Dokumentation lückenhaft ist. Voraussetzung für Datenhoheit ist deshalb nicht allein ein sicherer Speicherort, sondern die verbindliche Regel, dass jedes ausgehende Dokument zugleich im eigenen System abgelegt wird.

Bezug zur Digitalisierung

Beim Einsatz von KI stellt sich die Frage doppelt. Zum einen wird Inhalt an einen Anbieter übertragen, zum anderen kann dieser Inhalt zur Verbesserung von Modellen verwendet werden, sofern kein Opt-out vom Modelltraining greift. Geschäftskonten enthalten diese Einstellung häufig bereits, kostenfreie Zugänge nicht; der Unterschied zwischen Geschäftskonto und Gratisversion ist deshalb keine reine Preisfrage.

Rechtlich verlangt die DSGVO ohnehin Klarheit über Zwecke, Empfänger und Speicherdauer. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO regelt das Verhältnis zum Dienstleister, das Verzeichnis nach Art. 30 DSGVO hält die Verarbeitungen fest, und ein Löschkonzept sorgt dafür, dass Daten nicht dauerhaft an Orten liegen bleiben, die niemand mehr kennt.

Praktisch beginnt Datenhoheit mit einer Bestandsaufnahme: Welche Systeme sind im Einsatz, welche Datenarten liegen dort, wer hat Zugriff, wie kommt der Betrieb im Kündigungsfall an alles heran. Bewährt hat sich außerdem die Regel, dass Kundendokumente im eigenen Dokumentenmanagement geführt werden und externe Werkzeuge nur Kopien zur Bearbeitung erhalten. Damit bleibt der maßgebliche Bestand im Haus.