XRechnung

XRechnung ist der in Deutschland definierte Standard für die elektronische Rechnung. Technisch handelt es sich um ein reines XML-Format, das keine sichtbare Darstellung enthält. Fachlich ist es eine nationale Ausprägung der EN 16931, eine sogenannte Core Invoice Usage Specification: Die europäische Norm wird für den deutschen Einsatz eingeschränkt und um verbindliche Angaben ergänzt, etwa die Leitweg-ID für die Zustellung innerhalb der Verwaltung.

Der Standard wird laufend fortgeschrieben und in Versionen veröffentlicht. Welche Version ein Empfänger akzeptiert, ist deshalb eine praktische Frage, die vor dem ersten Versand geklärt werden sollte.

Für Handwerksbetriebe ist XRechnung vor allem im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern relevant: Kommunen, Landesbehörden, Bundesbehörden, Schulen, Universitätskliniken. Rechnungen sind dort in der Regel über ein Rechnungseingangsportal einzureichen. Fehlt eine Pflichtangabe oder ist die Leitweg-ID falsch, weist das Portal die Rechnung technisch zurück, bevor ein Sachbearbeiter sie sieht. Die Zahlung verzögert sich dann um Wochen, ohne dass eine inhaltliche Beanstandung vorläge.

Im rein gewerblichen Verkehr ist XRechnung ebenfalls zulässig, verbreiteter ist dort aber das Hybridformat ZUGFeRD, weil es zusätzlich eine lesbare Darstellung mitliefert.

Eine typische Fehlerquelle ist die fehlende oder falsch übernommene Bestellreferenz. Viele öffentliche Stellen verlangen die Angabe der Bestellnummer im dafür vorgesehenen Feld, nicht im Freitext der Positionsbeschreibung. Wird sie an der falschen Stelle eingetragen, ist die Rechnung formal gültig, kann aber im Prüfsystem des Empfängers keinem Vorgang zugeordnet werden und bleibt liegen.

Ebenso zu beachten sind die Anforderungen an Anlagen. Aufmaßblätter, Stundennachweise und Bautagesberichte werden bei Bauleistungen regelmäßig verlangt. Ob sie als eingebettete Anlage übertragen werden können oder getrennt einzureichen sind, unterscheidet sich je Portal und sollte vor der ersten Schlussrechnung geklärt sein.

Bezug zur Digitalisierung

Da eine XRechnung ohne Zusatzprogramm nicht lesbar ist, braucht der Betrieb sowohl auf der Ausgangs- als auch auf der Eingangsseite Software, die den Datensatz erzeugt und anzeigt. Für die eigene Ablage ist der XML-Datensatz das Original und muss so archiviert werden; eine erzeugte Bildschirmansicht ersetzt ihn nicht.

Sinnvoll ist eine Validierung vor dem Versand. Es existieren offizielle Prüfregeln, gegen die ein Datensatz getestet werden kann. Eine Software, die diese Prüfung integriert hat, meldet fehlende oder falsch belegte Felder, bevor die Rechnung eingereicht wird.

Weil öffentliche Auftraggeber neben den gesetzlichen Pflichtangaben häufig Bestellnummer, Vergabenummer oder eine interne Kostenstelle verlangen, gehören diese Angaben in die Kundenstammdaten und in den strukturierten Datensatz, nicht in einen Freitextkommentar.

Für den Betrieb lohnt sich außerdem, die Rückmeldungen des Portals systematisch zu verfolgen. Abweisungen erfolgen automatisiert und enthalten in der Regel eine Fehlernummer mit Hinweis auf das betroffene Feld. Wer diese Meldungen auswertet, korrigiert die Ursache im Stammsatz einmal, statt bei jeder Rechnung denselben Fehler erneut zu beheben.

Vor dem ersten öffentlichen Auftrag lohnt ein Testversand, sofern das Portal ihn anbietet. Er deckt Formatfragen auf, bevor Geld daran hängt.