ZUGFeRD

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Es beschreibt ein Hybridformat: Eine PDF-Datei nach dem Standard PDF/A-3 zeigt die Rechnung in gewohnter Form und enthält zugleich einen eingebetteten XML-Datensatz mit denselben Inhalten in strukturierter Form. Das französische Pendant Factur-X ist technisch identisch.

Entscheidend für die rechtliche Einordnung ist das verwendete Profil. ZUGFeRD kennt mehrere Ausbaustufen mit unterschiedlichem Datenumfang. Nur die Profile, deren Datenteil dem Modell der EN 16931 entspricht, erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung. Einfachere Profile enthalten zu wenige Felder und gelten dann als reines PDF mit Zusatzdaten. Bei der Softwareauswahl ist deshalb nicht die Bezeichnung ZUGFeRD entscheidend, sondern das erzeugte Profil und die unterstützte Version.

Für Handwerksbetriebe ist ZUGFeRD der pragmatischste Weg in die elektronische Rechnungsstellung. Ein privater Auftraggeber öffnet die Datei wie ein gewohntes PDF. Ein Generalunternehmer mit automatisierter Rechnungsverarbeitung liest den Datensatz und verbucht ihn ohne manuelle Erfassung. Der Betrieb braucht dafür nur einen Versandweg statt zweier paralleler Prozesse. Für öffentliche Auftraggeber gilt das allerdings nur eingeschränkt: Dort wird häufig ausdrücklich XRechnung über ein Portal verlangt.

Eine praktische Folge betrifft den Versandweg. Da die Datei äußerlich ein PDF ist, wird sie häufig wie bisher per E-Mail versendet, was für gewerbliche und private Empfänger genügt. Zu beachten ist jedoch, dass manche Empfänger Rechnungen über ein eigenes Portal verlangen. In diesen Fällen ersetzt die Hybridrechnung den vorgeschriebenen Einreichungsweg nicht, auch wenn sie formal alle Daten enthält.

Auf der Eingangsseite entsteht eine zweite Fehlerquelle bei der Prüfung. Weicht der sichtbare Teil vom Datenteil ab, etwa weil nachträglich im PDF etwas geändert wurde, verarbeitet die Software den Datensatz, während der Prüfende die Anzeige liest. Solche Abweichungen sind selten, aber schwer zu entdecken, weshalb eine automatische Konsistenzprüfung beim Import sinnvoll ist.

Bezug zur Digitalisierung

In der Verarbeitung ist der XML-Teil maßgeblich, wenn Anzeige und Daten voneinander abweichen. Praktische Fehlerquellen sind das nachträgliche Bearbeiten des PDFs, das Neuerzeugen aus einer Vorschau oder Archivsysteme, die Anhänge in Bilddateien umwandeln. In allen Fällen geht der Datenteil verloren, und die Datei ist keine E-Rechnung mehr.

Für die Archivierung bedeutet das: Die Originaldatei mit eingebettetem XML ist aufzubewahren, nicht ein daraus erzeugter Ausdruck oder Scan.

Für den Betrieb lohnt es sich, den eigenen Rechnungsausgang einmal technisch prüfen zu lassen, etwa mit einem Validierungswerkzeug oder durch einen Empfänger mit automatisierter Verarbeitung. Erst dadurch zeigt sich, ob die erzeugten Dateien tatsächlich dem beabsichtigten Profil entsprechen, statt sich auf die Bezeichnung in der Software zu verlassen.

Auf der Eingangsseite ergibt sich der eigentliche Nutzen erst, wenn die Software den Datensatz tatsächlich auswertet. Systeme, die eine ZUGFeRD-Rechnung nur als PDF anzeigen und die Daten verwerfen, liefern keinen Vorteil gegenüber einer gewöhnlichen PDF-Rechnung. Der Ratgeber ZUGFeRD erklärt geht auf Aufbau und Profile genauer ein.