Eingangsrechnungs-Workflow

Der Eingangsrechnungs-Workflow beschreibt den definierten Weg einer Lieferantenrechnung durch den Betrieb: vom Eingang über die Erfassung und die sachliche Prüfung durch den Verantwortlichen bis zur Freigabe, Buchung und Zahlung. Entscheidend ist, dass jeder Schritt eine zuständige Rolle, eine Frist und eine Dokumentation hat.

In vielen Handwerksbetrieben ist dieser Ablauf historisch gewachsen und nicht schriftlich fixiert. Rechnungen kommen per Post, per E-Mail an verschiedene Adressen und als Beleg aus der Fahrzeugmappe. Sie liegen dann auf dem Schreibtisch des Chefs, bis er dazu kommt, oder wandern zur Baustelle und zurück. Die Folge sind verpasste Skontofristen, verspätete Zahlungen und im ungünstigen Fall Rechnungen, die nie geprüft wurden und trotzdem bezahlt sind.

Ein sauber definierter Workflow legt fest: Alle Rechnungen gehen an eine zentrale Adresse. Die Erfassung erzeugt eine eindeutige Vorgangsnummer. Die sachliche Prüfung übernimmt der Bauleiter oder Monteur, der die Leistung bestellt hat, und zwar innerhalb einer festen Frist. Erst danach folgt die Freigabe nach Betragsgrenzen und schließlich die Zahlung.

Zu regeln ist auch der Umgang mit Rechnungen ohne erkennbaren Bezug. Belege ohne Auftragsnummer, ohne Bestellbezug oder von unbekannten Lieferanten bleiben ohne feste Regel liegen, bis jemand nachfragt. Sinnvoll ist eine Zuständigkeit für ungeklärte Vorgänge und eine Frist, nach der sie aktiv angesprochen werden, statt sie unbearbeitet zu belassen.

Bezug zur Digitalisierung

Digital abgebildet bedeutet das: Die Rechnung wird einmal erfasst und bleibt danach im System. Der Bauleiter bekommt eine Aufgabe auf dem Smartphone und kann per Freigabe per App entscheiden, ohne ins Büro zu fahren. Der Status jeder Rechnung ist jederzeit sichtbar, und Fristen werden automatisch überwacht, etwa die Skontofrist.

Liegt die Rechnung als E-Rechnung vor, lassen sich Positionen automatisch gegen Bestellung und Lieferschein abgleichen. Nur Abweichungen gehen in die manuelle Prüfung. KI-gestützte Systeme leiten aus dem Rechnungsinhalt zusätzlich ab, welcher Baustelle und welchem Prüfer der Beleg zuzuordnen ist, und kürzen damit den Verteilungsschritt ab.

Ein Beispiel aus einem Elektrobetrieb: Material wird von wechselnden Monteuren im Großhandel abgeholt. Ohne Angabe der Auftragsnummer an der Theke ist die spätere Zuordnung der Sammelrechnung eine Rekonstruktion. Der Workflow steht und fällt deshalb mit der Angabe im Moment der Abholung.

Die Umstellung scheitert selten an der Technik, sondern an fehlenden Betragsgrenzen und Vertretungsregeln. Wer festlegt, wer bis zu welcher Summe allein freigeben darf und wer bei Urlaub einspringt, verhindert, dass der digitale Workflow an denselben Engpässen hängen bleibt wie der Papierstapel zuvor.