Factur-X

Factur-X ist der in Frankreich verwendete Name für dasselbe Rechnungsformat, das in Deutschland als ZUGFeRD bekannt ist. Beide wurden gemeinsam von deutschen und französischen Gremien abgestimmt und sind technisch deckungsgleich: Eine PDF-Datei nach dem Standard PDF/A-3 enthält als eingebettete Datei einen XML-Datensatz, der die Rechnungsinhalte strukturiert abbildet. Ein Mensch liest das PDF, eine Software liest das XML.

In den normkonformen Profilen folgt der XML-Teil dem Datenmodell der EN 16931. Damit erfüllt eine Factur-X-Rechnung in diesen Profilen die Anforderungen an eine E-Rechnung. Es gibt jedoch auch einfachere Profile mit reduziertem Datenumfang, die diese Anforderung nicht erfüllen. Welches Profil eine Software erzeugt, ist deshalb die entscheidende Frage, nicht die Bezeichnung des Formats.

Für Handwerksbetriebe ist Factur-X vor allem dann relevant, wenn sie grenzüberschreitend mit französischen Auftraggebern oder Lieferanten arbeiten, etwa im Anlagenbau, im Metallbau oder bei Montagearbeiten in der Grenzregion. Weil beide Seiten dasselbe Format verwenden, entfällt eine Umwandlung.

Zu klären ist beim grenzüberschreitenden Einsatz, welche zusätzlichen Angaben der Empfänger verlangt. Nationale Anforderungen können über das gemeinsame Datenmodell hinausgehen, etwa bei Steuerkennzeichen, Bestellreferenzen oder Angaben zur Steuerschuldnerschaft. Eine Rechnung, die formal dem Format entspricht, kann deshalb dennoch abgewiesen werden, wenn ein national gefordertes Feld leer bleibt. Diese Anforderungen gehören vor der ersten Rechnung geklärt, nicht nach der ersten Rückweisung.

Bezug zur Digitalisierung

Der praktische Vorteil des Formats liegt im Übergang. Ein Betrieb, dessen Kunden noch ein lesbares Dokument erwarten, kann eine Rechnung versenden, die für beide Seiten funktioniert: Der Bauträger öffnet das PDF wie gewohnt, sein Buchhaltungssystem zieht sich die Daten aus dem XML. Es braucht keinen zweiten Versandweg.

Wichtig ist das Verständnis, dass bei einer Abweichung zwischen PDF-Anzeige und XML-Daten der strukturierte Datensatz maßgeblich ist. Fehler entstehen, wenn Software das PDF nachträglich verändert oder das XML aus einer anderen Quelle stammt als die Anzeige. Auch bei der Archivierung gilt: Die Datei muss vollständig, also mit eingebettetem XML, aufbewahrt werden. Ein neu erzeugtes PDF aus der Anzeige verliert den Datenteil.

Ein Beispiel aus dem Metallbau: Ein Betrieb montiert Bauteile für einen Auftraggeber jenseits der Grenze. Werden Leistungsort, Steuerschuldnerschaft und die Referenz des Auftraggebers in den vorgesehenen Feldern geführt, verarbeitet dessen System die Rechnung ohne Rückfrage. Stehen dieselben Angaben nur im Rechnungstext, landet der Beleg in der manuellen Klärung.

Wer prüfen will, ob eine erhaltene Rechnung wirklich einen strukturierten Datensatz enthält, kann die PDF-Datei in einem Betrachter auf eingebettete Anhänge hin ansehen. Erscheint dort keine XML-Datei, handelt es sich um ein gewöhnliches PDF und damit nicht um eine E-Rechnung.