EN 16931

EN 16931 ist die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung. Sie beschreibt kein Dateiformat, sondern ein semantisches Datenmodell: Welche Informationen eine Rechnung enthalten muss, wie diese Informationen heißen und in welcher Beziehung sie zueinander stehen. Definiert sind unter anderem Rechnungssteller, Rechnungsempfänger, Rechnungsnummer, Zahlungsbedingungen, Steuerkategorien und der Aufbau der Rechnungspositionen.

Auf diesem Modell setzen die praktisch genutzten Formate auf. XRechnung ist eine deutsche Ausprägung, ein sogenanntes CIUS, das die Norm für den Einsatz in Deutschland einschränkt und ergänzt. ZUGFeRD in den normkonformen Profilen bildet dasselbe Modell ab, verpackt es aber gemeinsam mit einer PDF-Darstellung in ein Hybridformat. Beide sind damit E-Rechnungen im Sinne der gesetzlichen Anforderungen.

Für einen Handwerksbetrieb ist die Norm selbst kein Gegenstand des Tagesgeschäfts, ihre Auswirkung schon. Sie bestimmt, welche Felder eine Rechnung zwingend enthalten muss, damit sie beim Empfänger technisch akzeptiert wird. Fehlt etwa eine korrekte Steuerkategorie bei einer Bauleistung mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, wird die Rechnung von der Prüfsoftware des Auftraggebers abgewiesen, obwohl sie inhaltlich richtig gemeint war.

Zu unterscheiden ist zwischen der Norm und den nationalen Ausprägungen. Die Norm beschreibt das gemeinsame Modell, die nationale Ausprägung schränkt es ein und ergänzt Pflichtangaben, die im jeweiligen Land verlangt werden. Eine Rechnung, die dem europäischen Modell entspricht, kann deshalb dennoch abgewiesen werden, wenn eine national geforderte Angabe fehlt, etwa eine Leitweg- oder Bestellkennung des öffentlichen Auftraggebers.

Praktisch relevant sind die Positionsangaben bei Bauleistungen. Abschlagsrechnungen, Einbehalte, Sicherheitsleistungen und Skontoregelungen müssen in den vorgesehenen Feldern abgebildet werden. Werden sie nur im Freitext genannt, verarbeitet der Empfänger sie nicht automatisch, und die Rechnung wird zur Klärung ausgesteuert.

Bezug zur Digitalisierung

Weil alle Beteiligten dasselbe Datenmodell verwenden, lassen sich Rechnungen ohne Erkennungsschritt weiterverarbeiten. Der Empfänger muss keine Zahlen aus einem Bild auslesen, sondern kann Felder direkt übernehmen. Das ist die Voraussetzung dafür, dass eine automatisierte Rechnungsprüfung und die automatische Kontierung zuverlässig funktionieren.

Praktisch bedeutet die Norm auch, dass Validierung möglich ist. Es existieren Prüfregeln, gegen die sich ein Datensatz vor dem Versand testen lässt. Handwerkersoftware sollte diese Prüfung integriert haben und Fehler benennen, bevor die Rechnung beim Kunden landet.

Ein Beispiel aus dem Rohbau: Eine Schlussrechnung mit mehreren Abschlägen und einem Sicherheitseinbehalt ist rechnerisch anspruchsvoll. Sind die Abschläge als solche im Datensatz geführt, kann der Auftraggeber sie automatisch abgleichen. Stehen sie nur als Text unter der Aufstellung, prüft ein Mensch, und die Zahlung verzögert sich entsprechend.

Bei der Auswahl einer Software lohnt die konkrete Frage, welche Normversion und welches Profil unterstützt werden und ob eine Validierung vor dem Versand stattfindet. Formulierungen wie “E-Rechnung fähig” sagen für sich genommen wenig aus.