Kassensicherungsverordnung

Die Kassensicherungsverordnung, kurz KassenSichV, konkretisiert die Anforderungen der Abgabenordnung an elektronische Aufzeichnungssysteme. Kernpunkt ist die technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE: Jeder Kassenvorgang wird protokolliert und mit einer Signatur versehen, sodass nachträgliche Änderungen erkennbar werden. Hinzu kommen die Pflicht zur Belegausgabe und die Meldepflicht elektronischer Kassensysteme beim Finanzamt.

Viele Handwerksbetriebe gehen davon aus, dass sie davon nicht betroffen sind, weil sie kein Ladengeschäft führen. Das trifft nur teilweise zu. Betroffen sind Betriebe mit Barverkauf oder Kartenzahlung über ein elektronisches System: Verkaufsraum eines Ofenbauers, Ersatzteilausgabe im Kfz- oder SHK-Bereich, Ausstellungsräume mit Direktverkauf, Kaminkehrerbetriebe mit Barkassierung sowie mobile Kassen im Fahrzeug, etwa bei Notdiensteinsätzen. Wer dagegen ausschließlich per Rechnung und Überweisung abrechnet, führt keine Kasse im Sinne der Verordnung.

Wird eine offene Ladenkasse ohne elektronisches System geführt, gilt die TSE-Pflicht nicht, dafür aber strenge Anforderungen an das Kassenbuch und den täglichen Kassensturz. Diese Variante ist in der Prüfung erfahrungsgemäß fehleranfälliger als eine ordentlich eingerichtete elektronische Kasse.

Zu unterscheiden ist das Kassensystem vom Zahlungsverfahren. Ein Kartenlesegerät allein ist keine elektronische Kasse; entscheidend ist, ob Aufzeichnungen über Einnahmen in einem elektronischen System geführt werden. Wer Kartenzahlungen ohne eigenes Aufzeichnungssystem abwickelt und die Umsätze über Rechnungen erfasst, führt keine Kasse im Sinne der Verordnung. Diese Abgrenzung sollte im Einzelfall geprüft werden, weil sich daraus der gesamte Pflichtenkreis ergibt.

Bezug zur Digitalisierung

Technisch ist die TSE ein Sicherheitsmodul, das als Hardware oder als Cloud-Lösung angebunden wird. Bei mobilen Kassen im Servicefahrzeug ist die Cloud-Variante verbreitet, weil sie ohne zusätzliche Hardware pro Gerät auskommt. Zu klären ist dann das Verhalten bei fehlender Netzverbindung auf der Baustelle sowie die Nachsignierung.

Die Kassendaten sind steuerrelevant und unterliegen damit denselben Grundsätzen wie die übrige Buchführung: Sie müssen unveränderbar aufbewahrt und für den Datenzugriff exportierbar sein. Der Einsatz gehört in die Verfahrensdokumentation, einschließlich der Kassenanweisung, die regelt, wer kassieren darf und wie Differenzen behandelt werden.

Ein Beispiel aus einem Kaminkehrerbetrieb: Werden Gebühren beim Kunden bar vereinnahmt und mit einem mobilen Gerät erfasst, greifen die Anforderungen an Aufzeichnung, Beleg und Aufbewahrung. Wird stattdessen ausschließlich per Rechnung abgerechnet, entfällt der Aufwand, dafür verlängert sich die Zeit bis zum Zahlungseingang.

Da Bargeschäfte im Handwerk häufig nur einen kleinen Teil des Umsatzes ausmachen, lohnt zunächst die Grundsatzfrage: Ob der Betrieb überhaupt bar kassieren will. Wer auf Kartenzahlung über einen Zahlungsdienstleister oder auf Rechnung umstellt, vermeidet den Aufwand vollständig. Die konkrete Betroffenheit und die geltenden Fristen sollten mit dem Steuerberater geklärt werden.