Lastenheft für Software

Das Lastenheft beschreibt die Gesamtheit der Anforderungen des Auftraggebers an ein System. Es beantwortet die Frage, was gefordert wird, und überlässt die Frage, wie es umgesetzt wird, dem Anbieter. Dessen Antwort ist das Pflichtenheft. Beide Dokumente stammen aus der Systematik der Softwareentwicklung, werden aber auch bei der Auswahl von Standardsoftware verwendet.

Für Handwerksbetriebe ist ein vollständiges Lastenheft in der Regel überdimensioniert. Bei der Auswahl einer Standardlösung genügt meist ein strukturierter Anforderungskatalog. Sinnvoll wird ein Lastenheft dort, wo größere Investitionen anstehen, mehrere Anbieter im Wettbewerb sind, Anpassungen programmiert werden sollen oder Fördermittel eine nachvollziehbare Dokumentation der Anforderungen verlangen.

Ein brauchbares Lastenheft enthält den Ausgangszustand mit Beschreibung der heutigen Abläufe, die Zielsetzung, die funktionalen Anforderungen je Prozessbereich, die nichtfunktionalen Anforderungen zu Verfügbarkeit, Datenschutz und Betrieb, die benötigten Schnittstellen, den Umfang der Datenmigration, Anforderungen an Schulung und Support sowie die Kriterien für die Abnahme.

Ein Beispiel für eine prüfbare Formulierung: Statt zu fordern, dass die Software mobil gut bedienbar ist, wird beschrieben, dass ein Monteur ohne Netzverbindung Stunden, Material und Fotos zu einem Auftrag erfassen und die Daten nach Wiederherstellung der Verbindung ohne Doppelerfassung übertragen kann. Die erste Fassung lässt sich nicht überprüfen, die zweite in einem Test in wenigen Minuten.

Eine typische Fehlerquelle ist die Beschreibung des heutigen Systems statt des benötigten Ergebnisses. Wird gefordert, dass die neue Lösung dieselben Masken und Abläufe bietet wie die alte, werden auch deren Umwege übernommen. Das Lastenheft sollte deshalb beim Prozess ansetzen und nicht bei der gewohnten Bedienung.

Bezug zur Digitalisierung

Der praktische Wert liegt weniger im Dokument als im Prozess seiner Erstellung. Wer die eigenen Abläufe beschreiben muss, erkennt Brüche und Doppelarbeiten, die im Tagesgeschäft nicht auffallen. Häufig ergibt sich dabei, dass ein Teil der Probleme organisatorisch und nicht durch Software zu lösen ist.

Für Anforderungen an KI-gestützte Funktionen gilt eine besondere Sorgfalt. Sie sollten ergebnisbezogen formuliert werden, etwa dass Belegdaten vorbelegt und vor der Buchung freigegeben werden, statt eine bestimmte Technologie zu verlangen. Ergänzend gehören Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Prüfbarkeit der Ergebnisse und den Verarbeitungsort in das Dokument.

Praktisch bewährt hat sich, die Anforderungen nach Pflicht und Wunsch zu trennen und die Pflichtanforderungen bewusst knapp zu halten. Werden fünfzig Punkte als unverzichtbar erklärt, bleibt kein Anbieter übrig, und die Auswahl endet in Ausnahmen. Zehn wirklich zwingende Anforderungen führen dagegen zu einer belastbaren Vorauswahl.

Praktisch reicht für einen mittleren Handwerksbetrieb ein Umfang von zehn bis zwanzig Seiten. Entscheidend ist, dass jede Anforderung prüfbar formuliert ist. Sätze, deren Erfüllung sich in einer Testphase nicht überprüfen lässt, gehören nicht hinein.