Katalogschnittstelle zum Großhandel

Eine Katalogschnittstelle verbindet die Software eines Handwerksbetriebs mit den Artikeldaten seiner Lieferanten. Übertragen werden Artikelnummern, Bezeichnungen, Langtexte, Einheiten, Preise, Rabattgruppen und zunehmend auch Verfügbarkeiten, technische Dokumente und Bilder. Ziel ist ein Artikelstamm, der ohne manuelle Pflege aktuell bleibt.

Im Handwerk sind mehrere Verfahren nebeneinander im Einsatz. Datanorm liefert periodisch Datenbestände zur Einspielung. OpenMasterdata ruft Artikel- und Preisdaten online und tagesaktuell ab. Die IDS-Schnittstelle verbindet die eigene Software mit dem Shop des Händlers, sodass Warenkörbe übernommen werden. Die UGL-Schnittstelle überträgt Bestell- und Auftragsdaten strukturiert.

Der wirtschaftliche Hintergrund ist die Preisentwicklung. In Phasen mit häufigen Preisänderungen ist ein Katalogstand von vor sechs Wochen keine belastbare Kalkulationsgrundlage. Wer auf dieser Basis anbietet, trägt die Differenz selbst, sofern keine Regelung wie eine Stoffpreisgleitklausel vereinbart ist.

Ein typischer Fehler ist die vollständige Übernahme des Lieferantenkatalogs in den eigenen Stamm. Ein Großhandelskatalog kann Hunderttausende Artikel umfassen, von denen ein Betrieb einen kleinen Teil tatsächlich verbaut. Der aufgeblähte Stamm verlangsamt die Suche und führt dazu, dass bei der Angebotserstellung Varianten gewählt werden, die der Betrieb nie lagert. Sinnvoller ist ein gepflegter Favoritenbestand, ergänzt um den Onlinezugriff auf den vollständigen Katalog bei Bedarf.

Zu unterscheiden ist zwischen Listenpreis und dem individuellen Einkaufspreis. Manche Übertragungswege liefern nur Bruttopreise und Rabattgruppen, andere den tatsächlich vereinbarten Nettopreis. Wer mit Rabattgruppen kalkuliert, muss deren Pflege organisieren, denn eine geänderte Konditionsvereinbarung schlägt sonst nicht auf die Angebote durch. Im Metallbau mit hohem Materialanteil entscheidet dieser Unterschied spürbar über die Marge.

Bezug zur Digitalisierung

Sinnvoll ist die Kombination der Verfahren: Katalogdaten als Grundbestand, Onlineabfrage für kalkulationsrelevante Artikel, strukturierte Bestellung mit Rückmeldung. Wichtig ist eine betriebliche Regel, welcher Preisstand in Angebote übernommen wird und welche Bindefrist gilt.

Auswertende Verfahren ordnen Artikel unterschiedlicher Lieferanten einander zu, auch wenn Bezeichnungen abweichen, erkennen Dubletten im eigenen Bestand und schlagen bei Lieferengpässen gleichwertige Alternativen vor. Preisverläufe über die Zeit machen sichtbar, welche Materialgruppen besonders schwanken und deshalb in der Kalkulation gesondert behandelt werden sollten.

Ein Beispiel aus dem SHK-Bereich: Ein Betrieb kalkuliert eine Badsanierung mit Armaturen, die zwischen Angebot und Auftragserteilung neu bepreist wurden. Bei Onlineabfrage fällt die Abweichung beim Erstellen der Bestellung auf und kann noch angesprochen werden. Bei Katalogpflege im Sechs-Wochen-Rhythmus zeigt sich die Differenz erst auf der Eingangsrechnung, also nach Verbindlichkeit des eigenen Angebots.

Praktischer Hinweis: Klären Sie vor der Softwareauswahl, welche Schnittstellen Ihre Hauptlieferanten tatsächlich unterstützen. Ein Verfahren, das der Händler nicht anbietet, bleibt trotz Unterstützung in der Software ungenutzt.