Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG befreit Betriebe, deren Umsätze bestimmte gesetzliche Grenzen nicht überschreiten, von der Pflicht, Umsatzsteuer auszuweisen und abzuführen. Im Gegenzug entfällt der Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen. Die maßgeblichen Umsatzgrenzen und ihre Ermittlung wurden gesetzlich mehrfach angepasst; die aktuell geltenden Werte sollten vor einer Entscheidung mit dem Steuerberater geprüft werden.

Für einen kleinen Handwerksbetrieb, einen Einzelmeister oder einen nebenberuflich geführten Betrieb ist die Regelung auf den ersten Blick attraktiv, weil sie Verwaltungsaufwand spart. Es entfällt die laufende Umsatzsteuervoranmeldung, und Privatkunden zahlen den ausgewiesenen Endpreis ohne Steueranteil.

Die Rechnung hat aber zwei Seiten. Wer überwiegend für gewerbliche Auftraggeber arbeitet, hat keinen Preisvorteil, weil diese die Umsatzsteuer ohnehin als Vorsteuer abziehen. Zugleich kann der Kleinunternehmer die Vorsteuer aus eigenen Anschaffungen nicht geltend machen. Bei einem Betrieb, der ein Fahrzeug, Maschinen oder eine Werkstatteinrichtung anschafft, ist das ein spürbarer Nachteil. Auch der Wechsel ist nicht beliebig: Der Verzicht auf die Regelung bindet für einen gesetzlich festgelegten Zeitraum.

Zu beachten ist die Wirkung auf die Preiswahrnehmung bei Privatkunden. Ohne Umsatzsteuerausweis wirkt der Endpreis günstiger als bei einem regelbesteuerten Wettbewerber, sofern die Kalkulation im Übrigen gleich ist. Dieser Vorteil verschwindet mit dem Wechsel zur Regelbesteuerung, was bei wachsenden Betrieben zu einer spürbaren Preisanpassung führt, die gegenüber Bestandskunden erklärt werden muss.

Zu unterscheiden ist die Kleinunternehmerregelung von der Bauabzugsteuer und vom Übergang der Steuerschuldnerschaft bei Bauleistungen. Diese Regelungen bestehen unabhängig davon und treffen auch kleine Betriebe, die für andere Bauunternehmen tätig sind. Wer beides vermischt, stellt Rechnungen, die formal fehlerhaft sind.

Bezug zur Digitalisierung

Auf einer Rechnung ohne Umsatzsteuerausweis muss ein Hinweis auf die Anwendung der Regelung stehen. Rechnungsvorlagen sollten das automatisch enthalten, damit nicht versehentlich Steuer ausgewiesen wird, die dann geschuldet und abzuführen wäre.

Von der E-Rechnungspflicht sind Kleinunternehmer nicht ausgenommen, soweit es den Empfang betrifft. Auch sie müssen im inländischen B2B-Geschäft strukturierte Rechnungen entgegennehmen und ordnungsgemäß archivieren können. Für den Versand gelten gesetzliche Sonderregelungen und Übergangsfristen, die individuell zu klären sind. Der Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer geht darauf näher ein.

Ein Beispiel aus einem neu gegründeten Malerbetrieb: Im ersten Jahr fallen Anschaffungen für Fahrzeug, Gerüst und Werkzeug an. Ohne Vorsteuerabzug verteuern sich diese Anschaffungen spürbar, während der Vorteil bei überwiegend privaten Kunden nur auf den laufenden Umsatz wirkt. Die Entscheidung sollte deshalb an der geplanten Investitionshöhe ausgerichtet werden.

Wer wächst, sollte die Umsatzentwicklung laufend im Blick behalten, statt sie erst beim Jahresabschluss festzustellen. Eine Auswertung, die den maßgeblichen Umsatz monatlich fortschreibt, verhindert, dass die Grenze unbemerkt überschritten wird und Rechnungen rückwirkend korrigiert werden müssen.