Kontierungsvorschlag

Ein Kontierungsvorschlag ist die maschinell ermittelte, aber noch nicht verbindliche Zuordnung eines Belegs zu den Elementen einer Buchung: Sachkonto, Gegenkonto, Steuerschlüssel und häufig Kostenstelle oder Projekt. Er unterscheidet sich von der fertigen Buchung dadurch, dass ein Mensch ihn bestätigt, korrigiert oder verwirft.

Grundlage sind meist drei Quellen. Erstens Lieferantenstammdaten, in denen eine Standardkontierung hinterlegt ist. Zweitens frühere Buchungen desselben Lieferanten. Drittens die erkannten Belegdaten selbst, insbesondere Positionstexte und Steuersätze. Je nach System ist der Vorschlag rein regelbasiert oder lernt aus dem bisherigen Buchungsverhalten.

Im Handwerksbetrieb ist die Trefferquote bei wiederkehrenden Lieferanten hoch: Baustoffhandel, Sanitär- und Elektrogroßhandel, Werkzeug, Kraftstoff, Entsorgung, Telefon und Leasing bilden den Großteil der Belege. Anders sieht es bei Lieferanten aus, die verschiedene Leistungsarten abrechnen, oder bei Belegen mit steuerlicher Besonderheit wie Reverse Charge bei Bauleistungen, innergemeinschaftlichem Erwerb oder gemischt privat und betrieblich genutzten Anschaffungen. Solche Fälle gehören zwingend in die manuelle Prüfung.

Zu klären ist, wie mit Korrekturen umgegangen wird. Wird ein Vorschlag verworfen und anders gebucht, sollte das System diese Entscheidung übernehmen, damit dieselbe Fehlzuordnung nicht monatlich erneut vorgeschlagen wird. Fehlt diese Rückkopplung, entsteht dauerhafte Nacharbeit, obwohl die Ursache bekannt ist. Sinnvoll ist außerdem, die Trefferquote je Lieferant regelmäßig auszuwerten, weil ein plötzlicher Einbruch meist auf einen geänderten Rechnungsaufbau hinweist und nicht auf ein Problem des Verfahrens.

Bezug zur Digitalisierung

Der eigentliche Nutzen entsteht in der Arbeitsteilung mit dem Steuerbüro. Wenn der Betrieb Belege bereits mit Vorschlägen und Projektzuordnung übergibt, muss die Kanzlei nur noch prüfen statt vollständig zu erfassen. Über eine DATEV-Schnittstelle oder ein vergleichbares Format wandern Beleg und Vorschlag gemeinsam.

Wichtig ist, dass ein Vorschlag als solcher erkennbar bleibt und die Bestätigung protokolliert wird. Nach den GoBD muss nachvollziehbar sein, wer eine Buchung verantwortet. Ein automatisch durchgelaufener Vorschlag ohne Freigabespur ist im Prüfungsfall schwer zu erklären.

Systeme geben in der Regel eine Sicherheitsbewertung aus. Sinnvoll ist, eine Schwelle zu definieren, ab der ein Vorschlag ungeprüft übernommen wird, und die Trefferquote regelmäßig auszuwerten. Fällt sie bei einem Lieferanten ab, liegt meist eine Änderung im Rechnungsaufbau oder im Leistungsspektrum zugrunde.

Ein Beispiel aus einem Dachdeckerbetrieb: Derselbe Lieferant rechnet Material für Aufträge und Miete für einen Container ab. Ohne Auswertung der Positionen wird beides gleich behandelt, und die Vorhaltekosten erscheinen als Materialeinsatz der Baustelle.

Voraussetzung für gute Vorschläge ist ein aufgeräumter Kontenrahmen. Wurde dieselbe Leistung in der Vergangenheit auf mehrere Konten gebucht, lernt das System diese Unschärfe mit und reproduziert sie.