Kennzahlen im Handwerksbetrieb

Kennzahlen verdichten betriebliche Sachverhalte zu einzelnen Werten. Man unterscheidet absolute Größen wie den Auftragsbestand und Verhältniszahlen wie den Auslastungsgrad. Nach Zeitbezug trennt man nachlaufende Kennzahlen, die ein Ergebnis beschreiben, etwa das Nachkalkulationsergebnis, von vorlaufenden, die eine Entwicklung ankündigen, etwa die Auftragsreichweite. Jede Kennzahl braucht eine schriftliche Definition mit Formel, Datenquelle, Zeitraum und Zuständigkeit. Ohne diese Festlegung entstehen Diskussionen über die Zahl statt über die Sache.

Ein Handwerksbetrieb kommt mit wenigen Kennzahlen aus. Für die Kapazität eignen sich Auftragsbestand, Auftragsreichweite und Auslastungsgrad. Für die Wirtschaftlichkeit Stundenertrag, Deckungsbeitrag je Auftrag und Soll-Ist-Abweichung. Für Qualität und Kundenzufriedenheit Termintreue, Mängelquote und Reklamationsquote. Für Liquidität Zahlungseingangsdauer und offene Posten. Für Personal Fluktuationsquote und Krankenstand. Ein Dachdecker mit fünf Mitarbeitern braucht andere Schwerpunkte als ein Bauunternehmen mit vier Kolonnen, die Systematik bleibt gleich.

Bei der Einführung sind einige Fallstricke zu beachten. Kennzahlen, die zur Bewertung einzelner Mitarbeiter verwendet werden, verändern das Erfassungsverhalten: Stunden werden dann so gebucht, dass die Zahl gut aussieht, und die Datenbasis verliert ihren Wert. Ebenso problematisch sind Kennzahlen ohne Gegengröße, weil jede einseitige Optimierung an anderer Stelle Schaden anrichtet. Und schließlich braucht jede Kennzahl einen festen Rhythmus mit einem benannten Verantwortlichen, sonst wird sie einmal erhoben und danach vergessen. Sinnvoll ist ein kurzer, regelmäßiger Termin, in dem die wenigen ausgewählten Zahlen besprochen werden und aus Abweichungen konkrete Aufgaben mit Termin entstehen.

Bezug zur Digitalisierung

Kennzahlen entstehen aus Daten, die ohnehin anfallen: Zeitbuchungen, Aufträge, Rechnungen, Materialbelege. Werden diese Daten strukturiert und mit klarer Zuordnung erfasst, lassen sich die meisten Kennzahlen automatisch berechnen. Fehlt die Struktur, muss jede Auswertung von Hand zusammengesucht werden und wird deshalb unterlassen. Der Aufwand liegt also nicht in der Berechnung, sondern in der sauberen Erfassung.

Zu berücksichtigen ist auch der Erhebungsaufwand. Eine Kennzahl, deren Berechnung jeden Monat mehrere Stunden Handarbeit kostet, wird nach kurzer Zeit nicht mehr gepflegt. Vorzuziehen sind deshalb Größen, die sich aus ohnehin erfassten Daten ableiten lassen, auch wenn sie fachlich etwas gröber sind als eine aufwendig ermittelte Alternative.

Sinnvoll ist, mit drei bis fünf Kennzahlen zu beginnen, sie schriftlich zu definieren, den eigenen Ausgangswert zu erheben und erst dann Ziele zu formulieren. Benchmarks aus Verbandsstatistiken sind nur eingeschränkt übertragbar, weil Betriebsgröße, Gewerkemix und Kalkulationsmodell erheblich abweichen. Der eigene Verlauf über zwölf Monate sagt mehr aus als ein fremder Durchschnitt.