Geschäftskonto versus Gratisversion

Zwischen der kostenfreien Version eines KI-Dienstes und einem Geschäfts- oder Unternehmenskonto liegen weniger funktionale als vertragliche und organisatorische Unterschiede. Kostenfreie Zugänge werden auf Grundlage allgemeiner Nutzungsbedingungen für Verbraucher bereitgestellt; Eingaben können zur Verbesserung der Modelle verwendet werden, und der Betrieb hat keinen Einfluss darauf, wer im Unternehmen welchen Zugang nutzt. Geschäftskonten bieten regelmäßig Nutzerverwaltung, deaktivierte Trainingsnutzung und eine vertragliche Grundlage für die Verarbeitung.

Für Handwerksbetriebe ist der Unterschied bedeutsam, sobald echte Vorgänge bearbeitet werden. In der Praxis geschieht das schnell: Eine Kundenanfrage wird zur Beantwortung eingefügt, eine Baubeschreibung mit Adresse eingelesen, eine Bewerbung zusammengefasst. Damit gelangen personenbezogene Daten in ein System, für das der Betrieb weder einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO noch eine Aussage zum Speicherort besitzt.

Ein Beispiel aus der Bauleitung: Wer Besprechungsnotizen mit Namen der Beteiligten, Adressen und Angaben zu Mängeln in einen kostenfreien Dienst einfügt, verarbeitet personenbezogene Daten Dritter. Dasselbe gilt für den Malerbetrieb, der eine Reklamation samt Anschrift zur Beantwortung einfügt. Ob das zulässig ist, hängt nicht davon ab, wie kurz der Text ist, sondern davon, auf welcher Grundlage er verarbeitet wird.

Zu bedenken ist auch die Nachweisbarkeit. Betriebe, die gegenüber Auftraggebern oder im Rahmen einer Präqualifikation Auskunft über eingesetzte Werkzeuge geben sollen, brauchen eine Übersicht, welche Dienste genutzt werden und auf welcher vertraglichen Grundlage. Bei privaten Gratiszugängen einzelner Mitarbeitender existiert diese Übersicht nicht, und der Betrieb kann die Frage nicht beantworten. Ein zentral verwaltetes Konto liefert die Auskunft nebenbei mit, weil Nutzer, Zeitraum und Umfang dort dokumentiert sind.

Wo KI ansetzt

Vor der Entscheidung sollten wenige Punkte geklärt sein: Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, wo wird verarbeitet und findet eine Drittlandübertragung statt, lässt sich die Trainingsnutzung von Eingaben abschalten, wie lange werden Verläufe gespeichert, und können Zugänge zentral vergeben und beim Ausscheiden entzogen werden. Der letzte Punkt wird oft unterschätzt: Private Konten bleiben nach einem Personalwechsel bestehen, samt der dort gespeicherten Betriebsinhalte.

Voraussetzung für ein Geschäftskonto ist, dass jemand es verwaltet: Zugänge vergeben, beim Ausscheiden entziehen, Abrechnung prüfen. Ohne benannte Zuständigkeit entsteht dieselbe Unübersichtlichkeit wie bei privaten Konten, nur auf Rechnung des Betriebs. Sinnvoll ist, die Aufgabe der Person zu übertragen, die ohnehin die übrigen Softwarezugänge verwaltet.

Kostenfreie Zugänge behalten trotzdem ihren Platz. Für allgemeine Formulierungshilfen ohne Kundenbezug, für erste Versuche und für die Einarbeitung sind sie geeignet, solange klar ist, was dort nicht eingegeben werden darf. Diese Trennung gehört in die KI-Nutzungsrichtlinie und in die Unterweisung, damit sie im Alltag trägt.

Praktisch empfiehlt sich, mit wenigen Geschäftszugängen für die Personen zu starten, die regelmäßig mit Kundenvorgängen arbeiten, und den übrigen Beschäftigten klar zu sagen, welche Inhalte in kostenfreien Diensten nichts zu suchen haben. Vertiefende Hinweise gibt der Ratgeber zum KI-Datenschutz im Handwerk.