Kundendaten in KI-Werkzeugen

Kundendaten in KI-Werkzeugen sind alle Informationen über Auftraggeber, die in ein KI-System eingegeben, dort verarbeitet oder von ihm ausgegeben werden. Dazu zählen Name und Anschrift, Telefonnummer und E-Mail, Angaben zum Objekt, Vertragsinhalte, Zahlungsverhalten und der gesamte Schriftverkehr. Sobald sich diese Angaben einer bestimmten Person zuordnen lassen, greift das Datenschutzrecht, unabhängig davon, ob die Verarbeitung in einer klassischen Software oder in einem Chatfenster stattfindet.

Im Handwerksbetrieb entstehen solche Daten laufend. Die Sekretärin lässt eine Reklamation zusammenfassen, der Bauleiter diktiert ein Protokoll mit Namen der Bewohner, der Kalkulator schickt ein Leistungsverzeichnis samt Bauherrenadresse in ein Sprachmodell, damit daraus ein Anschreiben wird. Auch Baustellenfotos enthalten oft mehr als Bauteile: Klingelschilder, Kennzeichen, Personen im Hintergrund. Der Übergang von harmlos zu personenbezogen ist im Alltag fließend und wird selten bewusst wahrgenommen.

Was das im Betrieb bedeutet

Für jede Verarbeitung braucht es eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO. Bei der Bearbeitung eines Auftrags ist das regelmäßig die Vertragserfüllung oder ein berechtigtes Interesse des Betriebs. Damit ist aber nur die Frage des Ob geklärt, nicht die des Wie. Entscheidend ist der Dienst, der die Daten verarbeitet. Läuft er auf Servern eines Anbieters, liegt in der Regel eine Auftragsverarbeitung vor, für die nach Art. 28 DSGVO ein Vertrag geschlossen werden muss. Ob ein Anbieter einen solchen Auftragsverarbeitungsvertrag anbietet, unterscheidet sich deutlich zwischen kostenfreien Zugängen und Geschäftskonten.

Der zweite Punkt ist die Weiterverwendung. Manche Dienste nutzen Eingaben zur Verbesserung ihrer Modelle. Für Kundendaten ist das in aller Regel nicht gewollt, weshalb ein Opt-out vom Modelltraining oder von vornherein ein Tarif ohne Trainingsnutzung sinnvoll ist. Der dritte Punkt ist die Sparsamkeit: Für einen Angebotstext muss nicht die vollständige Kundenakte in das Werkzeug wandern. Häufig genügen Gewerk, Leistungsumfang und Objektart, während Name und Adresse erst im fertigen Dokument ergänzt werden.

Ein vierter Punkt wird oft übersehen: die Löschung. Verarbeitungen in KI-Werkzeugen laufen häufig neben der eigentlichen Fachsoftware, etwa als Chatverlauf oder als hochgeladene PDF-Datei. Diese Nebenablagen gehören in das Löschkonzept, sonst liegen Kundenakten in Kopie an Stellen, die niemand mehr überblickt. Wer Chatverläufe regelmäßig leert und Uploads nach Abschluss der Aufgabe entfernt, hält die Datenlage überschaubar.

Praktisch bewährt sich eine kurze Festlegung im Betrieb: welches Werkzeug für welche Aufgabe freigegeben ist, welche Daten hinein dürfen und welche nicht. Für Bauunternehmen und Ausbaugewerke ist das schneller geregelt als jede spätere Aufarbeitung eines Vorfalls.