Löschkonzept

Ein Löschkonzept ist die schriftliche Festlegung, welche Datenarten ein Betrieb führt, zu welchem Zweck er sie speichert, wie lange sie aufbewahrt werden und wie die Löschung technisch abläuft. Es setzt den Grundsatz der Speicherbegrenzung aus der DSGVO in eine Arbeitsanweisung um. Dabei müssen zwei Richtungen zusammengebracht werden: Das Datenschutzrecht verlangt Löschung, sobald der Zweck entfällt, das Handels- und Steuerrecht verlangt für bestimmte Unterlagen Aufbewahrung. Ein brauchbares Konzept benennt für jede Datenart, welche der beiden Regeln vorgeht.

Im Handwerksbetrieb ist die Datenlandschaft breiter, als sie auf den ersten Blick wirkt. Kundenstammdaten und Rechnungen liegen in der Handwerkersoftware, Angebote und Schriftverkehr im Dokumentenmanagement, Baustellenfotos in einer App, Zeitdaten in der Zeiterfassung, Bewerbungen im Postfach, dazu WhatsApp-Verläufe mit Kunden und Fotos auf privaten Diensthandys. Angebote, aus denen kein Auftrag wurde, Bewerbungsunterlagen abgelehnter Kandidaten und alte Baustellenfotos ohne Nachweisfunktion sind typische Bestände, die ohne Regel dauerhaft liegen bleiben.

Was das im Betrieb bedeutet

Der Einsatz von KI vergrößert diese Landschaft. Chatverläufe, hochgeladene Pläne, transkribierte Diktate und Auswertungen sind zusätzliche Kopien, die außerhalb der Fachsoftware entstehen. Wer eine firmeneigene Wissensbasis aufbaut, legt Dokumente ein weiteres Mal in aufbereiteter Form ab. Diese Ablagen gehören in dieselbe Übersicht wie die klassischen Systeme, sonst löscht der Betrieb im ERP und behält dieselben Inhalte im Chatwerkzeug.

Praktikabel ist ein Konzept, das nach Datenarten sortiert und nicht nach Systemen: Auftragsunterlagen, Rechnungswesen, Personal, Bewerbung, Marketing, Kommunikation. Zu jeder Art gehören Zweck, Aufbewahrungsdauer, verantwortliche Person und der Ort, an dem die Daten liegen. Diese Struktur passt zum Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und lässt sich daraus ableiten, statt sie doppelt zu pflegen.

Beim Löschen selbst sind Kopien der eigentliche Aufwand. Eine Datei liegt im DMS, als Anhang im Postfach, im Backup und womöglich noch auf einem Tablet auf der Baustelle. Ein Konzept, das nur die Hauptablage betrachtet, bleibt unvollständig. Hilfreich ist es daher, pro Datenart zu notieren, an welchen Orten sie überhaupt entstehen kann, und beim Anlegen neuer Werkzeuge diese Liste zu ergänzen, statt sie später zu rekonstruieren.

Die Umsetzung scheitert selten am Konzept, sondern an der Routine. Sinnvoll ist ein fester Termin, etwa einmal im Quartal, an dem verfallene Angebote, abgeschlossene Bewerbungsverfahren und alte Chatverläufe durchgesehen werden. Für Bauunternehmen mit vielen Projekten ist zusätzlich ein Abschlussschritt je Bauvorhaben hilfreich: Bei der Übergabe wird festgelegt, was als Nachweis erhalten bleibt und was gelöscht werden kann.