Zweckbindung

Zweckbindung ist einer der Grundsätze des Datenschutzrechts. Personenbezogene Daten dürfen nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben und nicht in einer damit unvereinbaren Weise weiterverarbeitet werden. Der Zweck ist bereits bei der Erhebung zu bestimmen, nicht erst dann, wenn jemand eine Idee für die Auswertung hat. Eine spätere Nutzung für einen anderen Zweck ist nur zulässig, wenn sie mit dem ursprünglichen vereinbar ist oder eine eigene Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO besteht.

Im Handwerk und am Bau lässt sich der Grundsatz gut an Alltagsbeispielen zeigen. Zeitdaten werden zur Lohnabrechnung und zur Nachkalkulation erhoben, nicht zur Erstellung einer Rangliste der schnellsten Monteure. Baustellenfotos dienen der Dokumentation des Bautenstands gegenüber dem Auftraggeber, nicht der Kontrolle, wer wie lange auf der Baustelle war. Kundendaten stammen aus der Auftragsabwicklung und wandern nicht ohne Weiteres in einen Werbeverteiler.

Was das im Betrieb bedeutet

Mit KI wird die Grenze durchlässiger, weil Auswertungen billiger werden. Was früher niemand ausgewertet hätte, lässt sich heute mit wenigen Klicks zusammenführen: Zeitdaten, Auftragsdauern, Reklamationsquoten, Gesprächsprotokolle. Die Möglichkeit ist jedoch keine Erlaubnis. Für jede neue Auswertung ist zu fragen, ob sie zum ursprünglichen Erhebungszweck passt und ob Beschäftigte oder Kunden damit rechnen mussten.

Ein zweiter Anwendungsfall betrifft die Werkzeuge selbst. Wenn ein Anbieter Eingaben zur Verbesserung seiner Modelle verwendet, ist das ein anderer Zweck als die Bearbeitung des konkreten Auftrags. Deshalb gehört die Trainingsnutzung geprüft und in aller Regel ausgeschlossen, bevor Kunden- oder Beschäftigtendaten in ein System gelangen.

Ein dritter Punkt ist der Aufbau interner Wissensbestände. Wer alte Angebote, Protokolle und Schriftverkehr in eine firmeneigene Wissensbasis überführt, damit sie durchsuchbar werden, sollte prüfen, welche personenbezogenen Inhalte darin stecken und ob sie für diesen Zweck gebraucht werden. Häufig genügen die fachlichen Teile, während Namen und Adressen entfernt werden können.

Für Beschäftigtendaten kommt die betriebsverfassungsrechtliche Seite hinzu. Auswertungen, die Verhalten oder Leistung betreffen, unterliegen bei bestehendem Betriebsrat der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Zweckbindung und Mitbestimmung greifen hier ineinander: Wer den Zweck eng fasst und schriftlich festhält, hat auch die Verhandlung mit dem Betriebsrat leichter, weil klar ist, was das System leisten soll und was ausdrücklich nicht.

Am einfachsten lässt sich Zweckbindung im Alltag halten, wenn sie mit dem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten verbunden wird. Dort steht der Zweck ohnehin. Bei jeder neuen Auswertungsidee genügt dann ein Blick, um zu erkennen, ob sie gedeckt ist oder eine eigene Grundlage braucht.