Mandantenfähigkeit

Mandantenfähigkeit beschreibt die Fähigkeit einer Software, mehrere voneinander getrennte Organisationseinheiten in einer Installation zu führen. Jeder Mandant hat eigene Stammdaten, eigene Belegnummernkreise, eigene Auswertungen und eine eigene Buchführung. Berechtigungen steuern, wer welchen Mandanten sieht; eine übergreifende Auswertung ist nur für dazu berechtigte Personen möglich.

Im Handwerk ist das in mehreren Konstellationen relevant. Häufig existieren neben dem Handwerksbetrieb eine Besitzgesellschaft für Immobilien oder Fuhrpark, ein Handelsbetrieb oder eine zweite Gesellschaft für ein weiteres Gewerk. Auch bei Betriebsübergaben und Zusammenschlüssen entstehen Strukturen mit mehreren Gesellschaften, die getrennt bilanzieren, aber gemeinsam disponieren.

Von der Mandantenfähigkeit zu unterscheiden ist die reine Abbildung mehrerer Standorte oder Kostenstellen innerhalb einer Gesellschaft. Dafür genügt eine Gliederung im Rechnungswesen, ohne dass die Daten getrennt geführt werden müssen. Wer diese Unterscheidung nicht trifft, beschafft leicht mehr Funktionsumfang als nötig.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Betrieb führt neben dem Handwerksbetrieb eine Gesellschaft für den Fuhrpark. Setzt ein Monteur ein Fahrzeug dieser Gesellschaft auf einer Baustelle des Handwerksbetriebs ein, muss die Nutzung zwischen den Gesellschaften verrechnet werden. Ohne saubere Abbildung entstehen entweder unvollständige Kostenzuordnungen im Projekt oder Buchungen, die steuerlich nicht standhalten.

Eine typische Fehlerquelle ist die Nummernkreisführung. Werden Rechnungs- und Belegnummern nicht je Mandant getrennt geführt, entstehen doppelte Nummern über die Gesellschaften hinweg. Der Fehler fällt häufig erst bei einer Prüfung auf und lässt sich nachträglich nur mit erheblichem Aufwand bereinigen.

Bezug zur Digitalisierung

Praktische Fragen betreffen den Umgang mit gemeinsamen Ressourcen. Werden Mitarbeitende oder Fahrzeuge zwischen Gesellschaften eingesetzt, müssen Leistungsverrechnungen abgebildet werden. Ebenso ist zu klären, ob Stammdaten wie Artikel und Lieferanten je Mandant gepflegt oder zentral geführt und geteilt werden. Doppelte Pflege erhöht den Aufwand für die Stammdatenpflege erheblich.

Datenschutz- und zugriffsrechtlich verlangt Mandantenfähigkeit ein sauberes Rollen- und Rechtekonzept. Bei getrennten Rechtsträgern ist der Datenaustausch zwischen den Gesellschaften rechtlich nicht selbstverständlich, insbesondere bei Personaldaten.

Beim Einsatz KI-gestützter Auswertungen ist zu beachten, auf welchen Datenbestand sie zugreifen. Ein Assistent, der mandantenübergreifend sucht, kann Informationen sichtbar machen, die getrennt bleiben sollten. Die Zugriffsgrenzen des Rechtekonzepts müssen deshalb auch für solche Funktionen gelten.

Zu klären ist außerdem der Aufwand im laufenden Betrieb. Jeder Mandant erzeugt eigene Abschlüsse, eigene Auswertungen und eigene Pflege. Für Betriebe, die lediglich getrennte Auswertungen für zwei Standorte benötigen, ist eine Gliederung über Kostenstellen der deutlich einfachere Weg und verursacht weder zusätzliche Lizenzkosten noch doppelte Stammdatenpflege.

Praktisch sollte ein Betrieb vor der Systemauswahl festhalten, wie viele Mandanten geführt werden und ob Lizenzkosten je Mandant anfallen. Beides beeinflusst die Kosten deutlich.