Mitlaufende Kalkulation

Die mitlaufende Kalkulation, auch begleitende Kalkulation genannt, vergleicht während der Ausführung fortlaufend die kalkulierten mit den tatsächlich angefallenen Kosten. Verglichen werden Stunden, Material, Fremdleistungen und Gerätekosten, jeweils bezogen auf den erreichten Leistungsstand.

Der Unterschied zur Nachkalkulation ist der Zeitpunkt und damit die Handlungsmöglichkeit. Die Nachkalkulation erklärt nach Abschluss, warum ein Auftrag das Ergebnis hatte, das er hatte. Die mitlaufende Kalkulation zeigt in der vierten von zwölf Wochen, dass der Stundenverbrauch nicht zum Baufortschritt passt, und lässt Zeit für Konsequenzen: Umdisposition, Nachtragsanmeldung, Gespräch mit dem Auftraggeber oder Anpassung der Ausführungsart.

Voraussetzung ist, dass beide Seiten des Vergleichs vorhanden sind. Die Ist-Seite entsteht aus Zeiterfassung und Materialbuchung, die Soll-Seite aus der Kalkulation und dem dokumentierten Baufortschritt. Fehlt der Fortschrittswert, ist der Stundenverbrauch allein nicht aussagekräftig, weil unklar bleibt, wie viel dafür geleistet wurde.

Ein Beispiel aus dem Rohbau macht den Nutzen deutlich: Sind nach der Hälfte der geplanten Bauzeit siebzig Prozent der kalkulierten Stunden verbraucht, aber erst vierzig Prozent der Leistung erbracht, ist das Ergebnis des Auftrags bereits absehbar. Wird das erst mit der Schlussrechnung sichtbar, bleibt nur noch die Feststellung des Verlusts.

Die häufigste Fehlerquelle ist ein zu grober Leistungsstand. Wird der Fortschritt pauschal für den gesamten Auftrag geschätzt, liegt die Einschätzung erfahrungsgemäß zu hoch, weil Restarbeiten und Nacharbeiten unterschätzt werden. Belastbarer sind Fortschrittswerte je Bauabschnitt oder je Position, verbunden mit einem einfachen, immer gleichen Bewertungsmaßstab.

Bezug zur Digitalisierung

Sind Zeiterfassung, Materialwirtschaft und Kalkulation im selben System verbunden, entsteht der Vergleich ohne Zusatzaufwand. Auswertungen zeigen je Position oder Bauabschnitt, wo der Verbrauch über dem Ansatz liegt.

KI-gestützte Verfahren ergänzen Frühwarnungen. Aus dem Verlauf vergleichbarer abgeschlossener Aufträge lässt sich hochrechnen, wohin ein laufender Auftrag steuert, wenn sich der bisherige Verbrauch fortsetzt. Ebenso lassen sich Muster erkennen, etwa dass Mehrstunden regelmäßig in bestimmten Bauphasen entstehen. Solche Auswertungen sind Hinweise für die Bauleitung, keine Bewertung einzelner Mitarbeiter, und sollten auch so kommuniziert werden.

Voraussetzung im Betrieb ist eine zeitnahe Erfassung. Werden Stunden erst am Monatsende gesammelt eingereicht und Lieferscheine erst mit der Rechnung gebucht, hinkt die Auswertung dem Baugeschehen so weit hinterher, dass sie ihre Steuerungswirkung verliert. Tägliche oder wöchentliche Erfassung ist deshalb weniger eine Kontrollfrage als die technische Bedingung dafür, dass die mitlaufende Kalkulation überhaupt funktioniert.

Praktischer Hinweis: Legen Sie eine Schwelle fest, ab der die Bauleitung informiert wird, etwa eine bestimmte Abweichung zwischen Stundenverbrauch und Leistungsstand. Ohne feste Schwelle werden Auswertungen zwar erzeugt, aber nicht gelesen.