Vorkalkulation

Die Vorkalkulation beantwortet die Frage, was eine Leistung den Betrieb voraussichtlich kosten wird. Sie summiert die Einzelkosten der Teilleistungen aus Lohn, Material, Geräten und Fremdleistungen und beaufschlagt sie mit den Gemeinkosten sowie mit Wagnis und Gewinn. Das Ergebnis ist der Angebotspreis, mit dem der Betrieb in den Wettbewerb geht.

Im Handwerksbetrieb entsteht die Vorkalkulation typischerweise aus drei Quellen: dem Mengengerüst aus dem Leistungsverzeichnis oder dem eigenen Aufmaß, den hinterlegten Materialpreisen und dem kalkulatorischen Stundensatz. Bei wiederkehrenden Leistungen greifen viele Betriebe auf Erfahrungswerte zurück, etwa Stunden je Quadratmeter Trockenbauwand oder je installiertem Heizkörper. Genau diese Erfahrungswerte sind die Stelle, an der sich Genauigkeit entscheidet.

Eine verbreitete Fehlerquelle ist der Stundensatz, der aus der Lohnsumme abgeleitet wird, ohne die produktiven Stunden realistisch anzusetzen. Urlaub, Krankheit, Fortbildung, Werkstattzeiten, Fahrten und Rüstzeiten verringern die abrechenbaren Stunden erheblich. Wird mit den vertraglichen Jahresstunden gerechnet statt mit den tatsächlich verkaufbaren, ist jede darauf aufgebaute Kalkulation zu niedrig, ohne dass das an einer einzelnen Position sichtbar wird.

Ebenso häufig fehlen die Nebenzeiten der Baustelle: Absperren, Abdecken, Materialtransport in obere Geschosse, Abstimmung mit anderen Gewerken, Reinigung. In der Ausführung fallen sie an, in der Kalkulation stehen sie nirgends. Ein Zimmererbetrieb, der nur die reine Montagezeit ansetzt, verliert diese Stunden auf jeder Baustelle erneut.

Bezug zur Digitalisierung

Digital gestützte Kalkulation ersetzt nicht das fachliche Urteil, beschleunigt aber drei Schritte. Mengen lassen sich aus dem digitalen Aufmaß übernehmen, statt sie abzutippen. Materialpreise kommen über eine Großhandelsschnittstelle tagesaktuell ins System, statt aus einem gedruckten Katalog. Und die eigenen Ansätze lassen sich als Leistungsbaustein hinterlegen, sodass sie bei jedem Angebot gleich verwendet werden.

Sprachmodelle helfen bei der Kalkulation nicht bei den Zahlen, sondern beim Text: Positionsbeschreibungen formulieren, umfangreiche Leistungsverzeichnisse zusammenfassen und auffällige Positionen markieren. Eine Preisangabe, die aus einem Sprachmodell stammt, ist keine Kalkulationsgrundlage, weil solche Modelle plausible Werte erzeugen, ohne sie zu kennen.

Praktisch bewährt sich, vor der Abgabe zwei Kontrollen durchzuführen: eine Plausibilitätsprüfung der Gesamtsumme gegen ähnliche abgeschlossene Aufträge und einen Blick auf die Positionen mit dem größten Anteil an der Auftragssumme. Fehler in kleinen Positionen sind ärgerlich, Fehler in den drei größten Positionen entscheiden über das Ergebnis des Auftrags.

Der wirtschaftliche Hebel liegt weniger in der Geschwindigkeit als in der Rückkopplung: Erst der Abgleich mit der Nachkalkulation zeigt, welche Ansätze systematisch zu niedrig liegen. Ohne projektbezogen erfasste Stunden bleibt diese Rückkopplung aus, und die Vorkalkulation wiederholt jahrelang denselben Fehler.