Bewerberdaten und KI

Bewerberdaten umfassen alles, was im Rahmen einer Bewerbung anfällt: Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Gesprächsnotizen, oft auch Fotos und Angaben zu Gesundheit oder Familienstand. Es handelt sich durchgehend um personenbezogene Daten, teils um besondere Kategorien. Verantwortlich für ihre Verarbeitung bleibt der Betrieb, auch wenn ein Portal, eine Agentur oder ein KI-Werkzeug dazwischengeschaltet ist.

Im Handwerk ist der Umgang oft informell. Bewerbungen kommen per WhatsApp, als Foto vom Zeugnis, als PDF an die allgemeine Info-Adresse. Wer solche Unterlagen in ein Sprachmodell kopiert, um eine Zusammenfassung oder einen Absageentwurf zu bekommen, gibt vollständige Personendaten an einen externen Dienst weiter. Das ist nicht grundsätzlich unzulässig, aber es braucht dieselben Voraussetzungen wie jede andere Weitergabe.

Was das im Betrieb bedeutet

Drei Fragen klären den Fall meistens. Erstens: Ist der Dienst vertraglich sauber angebunden, also mit Auftragsverarbeitungsvertrag und ohne Nutzung der Eingaben für das Modelltraining? Zweitens: Bleibt der Zweck derselbe, für den die Unterlagen eingereicht wurden, nämlich die Besetzung der ausgeschriebenen Stelle? Drittens: Trifft am Ende ein Mensch die Entscheidung?

Praktisch hilft ein Zwischenschritt: Vieles lässt sich mit anonymisierten Angaben erledigen. Für die Frage, ob ein Profil zu einer Stelle im Trockenbau passt, genügen Qualifikation, Berufsjahre und Führerschein, ohne Name, Adresse und Geburtsdatum. Für Standardtexte wie Eingangsbestätigung oder Einladung braucht das Werkzeug gar keine Bewerberdaten, sondern nur die Vorlage.

Ebenso wichtig ist das Ende der Verarbeitung. Bewerbungsunterlagen gehören nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, sofern keine längere Aufbewahrung erforderlich ist und keine Einwilligung für einen Talentpool vorliegt. Wer Unterlagen in Chatverläufe kopiert hat, muss auch dort löschen, sonst bleibt eine Kopie außerhalb des Löschkonzepts liegen.

Zur Transparenz gehört, dass Bewerber wissen, was mit ihren Unterlagen geschieht. Ein kurzer Hinweis im Datenschutztext der Stellenanzeige, welche Systeme zum Einsatz kommen und dass die Auswahl von Menschen getroffen wird, kostet wenig und beugt Rückfragen vor. Im Handwerk wirkt das zudem als Signal: Wer sorgfältig mit Bewerbungsunterlagen umgeht, hinterlässt bei knappen Fachkräften einen besseren Eindruck als ein Betrieb, dessen Unterlagen unsortiert im Sammelpostfach liegen.

Sinnvoll ist eine kurze Festlegung in der Nutzungsrichtlinie: welche Werkzeuge im Bewerbungsverfahren erlaubt sind, welche Daten hineindürfen und wer die Auswahlentscheidung trifft. Wie sich KI beim Finden von Fachkräften einsetzen lässt, ohne diese Grenzen zu überschreiten, beschreibt der Ratgeber Recruiting mit KI im Handwerk.