Aufwand je Rechnung

Der Aufwand je Rechnung ergibt sich aus der gesamten Bearbeitungszeit für Ausgangsrechnungen in einem Zeitraum geteilt durch die Anzahl der gestellten Rechnungen. Zur Bearbeitungszeit gehören das Zusammentragen von Stunden, Material und Aufmaß, die Prüfung gegen den Auftrag, das Schreiben und Freigeben, der Versand sowie die Ablage. Bewertet man die Zeit mit dem internen Stundensatz, erhält man Kosten je Rechnung. Getrennt betrachtet werden sollten Schlussrechnungen und Abschlagsrechnungen, weil sich der Aufwand deutlich unterscheidet.

Im Handwerk entsteht der Aufwand selten beim Schreiben selbst, sondern beim Zusammensuchen der Grundlagen. Ein Malerbetrieb muss Stundenzettel aus mehreren Baustellen sortieren, ein Dachdecker Lieferscheine dem richtigen Objekt zuordnen, ein Elektriker geänderte Leistungen aus WhatsApp-Nachrichten und Notizen rekonstruieren. Bei einem Bauunternehmen kommt die Aufmaßprüfung nach REB hinzu, ebenso die Abstimmung mit Bauleitung oder Architekt. Je später die zugrunde liegenden Daten erfasst werden, desto höher der Aufwand, weil Rückfragen an Monteure nötig werden, die längst auf der nächsten Baustelle sind.

Zu beachten ist, dass der Aufwand je Rechnung weitgehend unabhängig von der Rechnungshöhe ist. Eine Rechnung über zweihundert Euro verursacht ähnlichen Bearbeitungsaufwand wie eine über zwanzigtausend Euro. Setzt man den ermittelten Kostensatz ins Verhältnis zur durchschnittlichen Auftragssumme, wird sichtbar, ab welcher Auftragsgröße die Abwicklung wirtschaftlich ist. Für einen Elektriker mit vielen Kleinstaufträgen kann daraus die Entscheidung folgen, Kleinbeträge zu bündeln, eine Mindestpauschale einzuführen oder Kleinaufträge über eine vereinfachte Abwicklung zu führen. Die Kennzahl liefert damit nicht nur ein Argument für Digitalisierung, sondern auch eine Grundlage für die Preisgestaltung im Kleinauftragsgeschäft.

Bezug zur Digitalisierung

Wenn Stunden, Material und Aufmaß direkt auf der Baustelle dem Auftrag zugeordnet erfasst werden, entsteht die Rechnung weitgehend aus vorhandenen Daten. Die E-Rechnung verlagert den Versand in ein strukturiertes Format und ersetzt Druck, Kuvertierung und Porto. Eine DATEV-Schnittstelle übernimmt die Buchung, sodass keine zweite Erfassung in der Buchhaltung nötig ist. KI kann Belege per OCR auslesen, Lieferscheine dem Projekt zuordnen und aus Sprachnotizen Nachtragspositionen vorschlagen; freigegeben wird weiterhin durch den Betrieb.

Für die eigene Messung reicht es, die Rechnungsläufe eines Monats mit Zeitaufwand zu protokollieren und durch die Rechnungsanzahl zu teilen. Dieser Startwert zeigt, ob sich eine Umstellung auf durchgängige Erfassung lohnt, und lässt sich später mit derselben Methode erneut erheben, siehe Zeitersparnis messen.