Aufwand je Angebot

Der Aufwand je Angebot misst, wie viel Arbeitszeit die Erstellung eines Angebots im Durchschnitt kostet. Berechnet wird er als Summe der für Angebote aufgewendeten Stunden in einem Zeitraum geteilt durch die Anzahl der in diesem Zeitraum erstellten Angebote. Multipliziert man das Ergebnis mit dem internen Stundensatz für Bürotätigkeit, erhält man den Kostenwert je Angebot. In die Zeitsumme gehören Anfrageerfassung, Ortstermin inklusive Fahrzeit, Aufmaß, Kalkulation, Schreibarbeit, interne Freigabe und Nachfassen.

Die Kennzahl wird relevant, sobald ein Betrieb viele Angebote schreibt, die nicht zum Auftrag führen. Ein Elektriker, der wöchentlich zwanzig Kleinangebote erstellt, bindet damit erhebliche Bürokapazität, auch wenn jedes einzelne Angebot nur kurz dauert. Ein Bauunternehmen, das an öffentlichen Ausschreibungen teilnimmt, hat den umgekehrten Fall: wenige, aber sehr aufwendige Angebote auf Basis eines Leistungsverzeichnisses. Ein SHK-Betrieb sollte den Aufwand nach Angebotsart trennen, weil ein Heizungstausch mit Ortstermin und Förderberatung nicht mit einer Badreparatur vergleichbar ist. Setzt man den Aufwand zusätzlich ins Verhältnis zur Zuschlagsquote, zeigt sich, welche Anfragearten sich rechnen und welche man besser vorab qualifiziert.

Aufschlussreich wird die Kennzahl, wenn man sie mit der Zuschlagsquote und der durchschnittlichen Auftragssumme verbindet. Aus Aufwand je Angebot geteilt durch die Zuschlagsquote ergibt sich der Angebotsaufwand je gewonnenem Auftrag. Diese Größe zeigt, welchen Teil der Auftragssumme die Akquise verbraucht, bevor die erste Stunde auf der Baustelle geleistet wurde. Ein Betrieb, der viele Angebote an Kunden schreibt, die grundsätzlich drei Vergleichsangebote einholen, erkennt daran, ob sich die Teilnahme lohnt. Daraus folgt oft nicht der Wunsch nach schnellerer Angebotserstellung, sondern eine Vorqualifizierung der Anfragen anhand weniger Kriterien wie Budgetrahmen, Entfernung und Ausführungszeitraum.

Wo KI ansetzt

Der größte Zeitblock liegt meist in der Wiederholarbeit: gleiche Positionstexte, gleiche Leistungsbeschreibungen, gleiche Kalkulationsschritte. Textbausteine und gepflegte Stammdaten senken den Aufwand ohne KI. Darüber hinaus können Sprachmodelle aus Stichworten oder einer Sprachnotiz vom Ortstermin einen Entwurf mit Positionen erzeugen, den der Betrieb korrigiert. Aus Fotos lassen sich per Computer Vision Mengen vorschlagen. Voraussetzung ist eine belastbare Stammdatenqualität, sonst erzeugt die Automatisierung nur schneller falsche Angebote.

Für die Messung genügt es, über vier bis sechs Wochen die Angebotszeiten mit zu erfassen, etwa als eigene Tätigkeit in der Zeiterfassung. Daraus ergibt sich der eigene Ausgangswert, an dem sich jede Änderung an Vorlagen, Software oder Ablauf im Vorher-Nachher-Vergleich prüfen lässt.