Vorher-Nachher-Vergleich

Der Vorher-Nachher-Vergleich ist die einfachste Methode, die Wirkung einer Veränderung zu belegen. Er verlangt vier Festlegungen: die Kennzahl, die sich ändern soll, den Messzeitraum vor der Umstellung, den identisch langen Messzeitraum danach und die unveränderte Berechnungsmethode in beiden Zeiträumen. Der Ausgangswert muss erhoben werden, bevor die Änderung wirksam wird; eine nachträgliche Schätzung ist kein Ausgangswert. Zu berücksichtigen sind Störgrößen, die unabhängig von der Maßnahme wirken, etwa Saisonverlauf, ein besonders großes Projekt oder eine veränderte Personalstärke. Deshalb sollte der Vergleich möglichst gleichartige Zeiträume gegenüberstellen und Sondereffekte dokumentieren.

Im Handwerksbetrieb bietet sich die Methode bei jeder Einführung von Software oder Prozessänderung an. Vor der Einführung einer mobilen Zeiterfassung erhebt ein Malerbetrieb, wie viele Bürostunden pro Monat für das Abtippen von Stundenzetteln anfallen. Ein SHK-Betrieb misst vor Einführung eines Telefonassistenten, wie viele Anrufe unbeantwortet bleiben und wie lange der Rückruf dauert. Ein Elektriker erhebt vor der Umstellung auf digitale Angebote die Angebotsdurchlaufzeit. Ein Bauunternehmen misst vor Einführung digitaler Baustellenberichte, wie viel Zeit die Erstellung des Wochenberichts kostet. Ohne diese Vorher-Messung bleibt nach der Umstellung nur ein Eindruck, und der ist bei Investitionsentscheidungen keine tragfähige Grundlage.

Bei kleinen Fallzahlen ist Vorsicht geboten. Wenn ein Betrieb im Vorher-Zeitraum acht Angebote und im Nachher-Zeitraum zwölf schreibt, kann die gemessene Differenz allein aus der unterschiedlichen Zusammensetzung stammen. Hilfreich ist deshalb, statt des Mittelwerts auch die Spannweite zu betrachten und die Vergleichszeiträume so zu wählen, dass die Auftragsstruktur ähnlich ist. Ebenso sollte die subjektive Einschätzung der Beteiligten erhoben werden, weil sie Effekte erfasst, die keine Kennzahl abbildet, etwa weniger Unterbrechungen oder geringere Fehleranfälligkeit. Beides zusammen ergibt ein belastbareres Bild als eine einzelne Zahl.

Bezug zur Digitalisierung

Bei digitalen Systemen ist die Nachher-Messung meist unproblematisch, weil die Daten ohnehin anfallen. Die Vorher-Messung ist der aufwendige Teil, weil im analogen Zustand nichts protokolliert wird. Sie muss deshalb bewusst geplant werden, etwa durch eine vierwöchige Aufschreibung der betroffenen Tätigkeiten in der Zeiterfassung. Wer das versäumt, kann die Wirkung einer KI-Anwendung später nicht belegen, weder gegenüber dem Team noch gegenüber einem Fördermittelgeber.

Sinnvoll ist, bereits bei der Entscheidung für eine Maßnahme schriftlich festzuhalten, welche Kennzahl sich in welchem Zeitraum um welchen Betrag verbessern soll. Diese Festlegung wird nach der Umstellung überprüft, unabhängig davon, ob das Ergebnis dem entspricht.