Zahlungseingangsdauer

Die Zahlungseingangsdauer misst die Spanne zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang. Je Rechnung ergibt sie sich als Differenz beider Daten; für den Betrieb bildet man den gewichteten Durchschnitt, bei dem größere Rechnungen stärker einfließen als kleine. Eine verwandte Größe ist die Debitorenlaufzeit, die den Forderungsbestand ins Verhältnis zum Umsatz setzt und mit der Zahl der Tage im Zeitraum multipliziert. Sinnvoll ist eine Auswertung nach Kundengruppen, weil sich private Auftraggeber, gewerbliche Kunden und öffentliche Auftraggeber deutlich unterscheiden. Ergänzend hilft eine Verteilung statt eines Mittelwerts, weil wenige sehr späte Zahler den Durchschnitt verzerren.

Für Handwerksbetriebe ist die Kennzahl unmittelbar liquiditätsrelevant, weil Material und Löhne vorfinanziert werden. Ein Bauunternehmen, das erst nach Abnahme abrechnet, trägt über Monate Vorleistungen und arbeitet deshalb mit Abschlagsrechnungen. Ein Elektriker mit Privatkunden hat in der Regel kürzere Zahlungsziele, aber häufiger Zahlungsausfälle. Ein SHK-Betrieb, der für Wohnungsbaugesellschaften arbeitet, hängt an deren internen Freigabeprozessen. Wichtig ist die Betrachtung des gesamten Zeitraums vom Leistungsende bis zum Geldeingang, denn eine verzögerte Rechnungsstellung verlängert diesen Zeitraum genauso wie ein säumiger Kunde, siehe Zeit bis zur Rechnungsstellung.

Rechtlich ist zwischen vereinbartem Zahlungsziel und gesetzlichem Verzug zu unterscheiden. Ohne abweichende Vereinbarung tritt Verzug nach den Regelungen des Bürgerlichen Gesetzbuchs ein; bei Bauleistungen nach VOB/B gelten eigene Fristen. Für die Steuerung ist wichtig, dass die Kennzahl den tatsächlichen Eingang misst und nicht die Fälligkeit. Ein Betrieb, der großzügige Zahlungsziele einräumt, hat rechnerisch eine lange Eingangsdauer, ohne dass ein Kunde säumig wäre. Sinnvoll ist deshalb, zusätzlich den Anteil der Rechnungen zu erfassen, die nach Fälligkeit noch offen sind; diese Größe zeigt den tatsächlichen Handlungsbedarf im Forderungsmanagement.

Bezug zur Digitalisierung

Die E-Rechnung verkürzt den Postweg und ermöglicht die maschinelle Verarbeitung beim Empfänger, was Prüfschleifen verkürzt. Ein automatisierter Abgleich von Kontoauszügen mit offenen Posten zeigt tagesaktuell, welche Rechnungen offen sind, und ein regelbasiertes Mahnwesen versendet Erinnerungen ohne manuelle Kontrolle. Klare Zahlungsbedingungen und vollständige Rechnungsangaben verhindern Rückfragen, die als Verzögerungsgrund dienen.

KI kann aus der Zahlungshistorie Hinweise geben, welche Kunden erfahrungsgemäß spät zahlen, sodass bei diesen früher nachgefasst oder eine Anzahlung vereinbart wird. Praktisch ist, die Kennzahl monatlich zu ermitteln, nach Kundengruppe zu gliedern und den eigenen Ausgangswert mit den vereinbarten Zahlungszielen zu vergleichen. Die Differenz zwischen vereinbartem Ziel und tatsächlichem Eingang ist der eigentlich steuerbare Teil.