Zahlungsvorschlag prüfen

Ein Zahlungsvorschlag ist die vom System erzeugte Liste der Verbindlichkeiten, die in einem Zahllauf beglichen werden sollen. Grundlage sind Fälligkeiten, Skontodaten und der Freigabestatus der Rechnungen. Die Prüfung des Vorschlags ist der letzte Kontrollpunkt, bevor Geld den Betrieb verlässt, und damit der Ort, an dem Fehler noch ohne Rückholaufwand korrigierbar sind.

Geprüft wird auf mehreren Ebenen. Formal: Sind alle Rechnungen sachlich freigegeben, liegt keine Dopplung vor, stimmen Bankverbindungen mit dem Lieferantenstamm überein. Fachlich: Sollen strittige Positionen gekürzt werden, ist ein Sicherheitseinbehalt zu berücksichtigen. Wirtschaftlich: Reicht die Liquidität, welche Zahlungen können ohne Skontoverlust verschoben werden.

Im Bau- und Ausbaugewerbe kommen branchenspezifische Prüfungen hinzu. Bei Subunternehmerzahlungen ist zu kontrollieren, ob eine gültige Freistellungsbescheinigung § 48b vorliegt, weil sonst Bauabzugsteuer einzubehalten ist und der Betrieb bei fehlerhaftem Verzicht haftet. Ebenso sind vertragliche Einbehalte für Gewährleistung zu berücksichtigen, die nicht mit ausgezahlt werden dürfen.

Eine typische Fehlerquelle ist die Sammelfreigabe unter Zeitdruck. Wird der Vorschlag am Ende eines langen Tages mit einem Klick bestätigt, verlieren alle vorgelagerten Prüfungen ihre Wirkung. Wirksam ist, den Zahllauf auf einen festen Termin zu legen, zu dem die verantwortliche Person Zeit hat, und Positionen mit Auffälligkeiten optisch von den übrigen zu trennen.

Ebenso zu regeln ist das Vieraugenprinzip. In vielen Handwerksbetrieben erstellt und gibt dieselbe Person den Zahllauf frei. Sinnvoll ist zumindest ab einer Wertgrenze eine zweite Freigabe, auch als Schutz für die ausführende Person selbst. Diese Trennung lässt sich über das Rechtekonzept abbilden und kostet im Alltag nur wenige Minuten.

Bezug zur Digitalisierung

Ein Großteil dieser Prüfungen lässt sich automatisieren und als Sperre hinterlegen. Rechnungen ohne Freigabe erscheinen gar nicht im Vorschlag. Subunternehmer ohne gültige Bescheinigung werden gesperrt. Treffer aus der Doppelzahlungsprüfung müssen einzeln entschieden werden, statt per Sammelfreigabe durchzulaufen.

Besonders relevant ist die Prüfung geänderter Bankverbindungen. Rechnungsbetrug mit gefälschten Lieferantenmails, in denen eine neue Kontoverbindung mitgeteilt wird, kommt auch am Bau vor. Ein System, das jede Abweichung vom hinterlegten Stammsatz meldet und eine gesonderte Bestätigung verlangt, verhindert die typischen Fälle. Die Bestätigung sollte über einen bekannten Rückkanal erfolgen, nicht über die Kontaktdaten aus der auffälligen Mail.

Die Reihenfolge im Zahllauf lässt sich zudem an der Liquiditätsplanung ausrichten: Skontofähige Rechnungen zuerst, Rechnungen mit langem Zahlungsziel später, statt alles zum selben Termin zu begleichen.

Zu dokumentieren ist außerdem, warum von einem Vorschlag abgewichen wurde. Wird eine Rechnung bewusst nicht bezahlt, weil eine Leistung strittig ist, sollte das am Vorgang vermerkt sein. Andernfalls erscheint die Position im nächsten Lauf erneut, wird ohne Kenntnis des Hintergrunds beglichen, und die Verhandlungsposition gegenüber dem Lieferanten geht verloren.

Sinnvoll ist ein fester Rhythmus, etwa ein wöchentlicher Zahllauf mit klarer Zuständigkeit. Zahlungen im Einzelfall, sobald jemand eine Rechnung bemerkt, verhindern jede Steuerung und erzeugen genau die Fehler, die der Vorschlag abfangen soll.