Hybridformat

Ein Hybridformat vereint zwei Sichten auf denselben Inhalt in einer Datei. Bei der elektronischen Rechnung bedeutet das: Eine PDF-Datei zeigt die Rechnung so, wie ein Mensch sie liest, und enthält zugleich einen eingebetteten XML-Datensatz, den eine Software direkt verarbeiten kann. Die bekannten Vertreter sind ZUGFeRD und das identische französische Pendant Factur-X.

Der Gegensatz dazu ist ein reines Datenformat wie XRechnung, das ausschließlich aus XML besteht und ohne Zusatzprogramm nicht lesbar dargestellt wird. Beide Ansätze sind zulässige E-Rechnungen, sofern der Datenteil dem Modell der EN 16931 entspricht.

Für Handwerksbetriebe ist das Hybridformat in der Umstellungsphase praktisch. Kunden, die noch keine automatisierte Rechnungsverarbeitung haben, sehen ein gewohntes Dokument. Kunden mit angebundenem Buchhaltungssystem verarbeiten die Daten automatisch. Der Betrieb braucht dafür nur einen Versandweg statt zwei parallele Prozesse.

Für den Empfang ist zu klären, wie die eigene Software mit solchen Dateien umgeht. Manche Systeme lesen ausschließlich den sichtbaren Teil und behandeln die Rechnung wie ein gewöhnliches PDF; der Datenteil bleibt ungenutzt, und der Vorteil der automatischen Verarbeitung entfällt. Andere lesen den Datensatz aus und legen das PDF nur als Ansicht bei. Beides funktioniert, führt aber zu unterschiedlichem Aufwand in der Buchhaltung.

Zu beachten ist außerdem der Umgang mit Anlagen. Aufmaßblätter, Stundennachweise und Lieferscheine gehören bei Bauleistungen regelmäßig zur Rechnung. Sie sind nicht Teil des strukturierten Datensatzes und müssen so beigefügt werden, dass die Zuordnung erhalten bleibt. Werden sie getrennt per Mail nachgereicht, verzögert das die Prüfung.

Bezug zur Digitalisierung

Wichtig ist das Verständnis der Rangfolge: Bei Abweichungen zwischen Anzeige und Datensatz ist das XML maßgeblich. Fehlerquellen entstehen, wenn Software das PDF nachträglich bearbeitet, wenn eine Rechnung aus der Anzeige neu ausgedruckt und gescannt wird oder wenn eine Korrektur nur im sichtbaren Teil erfolgt. In all diesen Fällen geht der Datenteil verloren oder wird inkonsistent.

Auch bei der Ablage hat das Konsequenzen. Die revisionssichere Archivierung muss die vollständige Datei mit eingebettetem XML sichern. Systeme, die eingehende Anhänge automatisch in Bilddateien umwandeln, zerstören den Datenteil und damit die Eigenschaft als E-Rechnung.

Ein Beispiel aus einem Ausbaubetrieb mit gemischtem Kundenkreis: Privatkunden erhalten eine Rechnung, die sie wie gewohnt lesen können, während der gewerbliche Auftraggeber denselben Beleg automatisiert verarbeitet. Der Betrieb muss dafür keine zwei Rechnungsläufe führen, sondern nur sicherstellen, dass beim Versand die Datei unverändert bleibt.

Bei Hybridformaten existieren zudem unterschiedliche Profile mit unterschiedlichem Datenumfang. Nur die Profile, die dem Datenmodell der Norm entsprechen, erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Vor dem produktiven Einsatz sollte der Betrieb deshalb konkret prüfen lassen, welches Profil die eigene Software erzeugt und ob eine Validierung vor dem Versand stattfindet.