Belegtransfer

Belegtransfer ist der geregelte Weg, auf dem Buchhaltungsbelege vom Betrieb zum Steuerberater gelangen. Statt Ordner zu übergeben oder Belege einzeln per E-Mail zu schicken, werden Rechnungen, Kassenbelege und Kontoauszüge über eine gemeinsame Plattform oder eine direkte Schnittstelle übertragen. Beide Seiten arbeiten damit auf demselben Datenbestand.

Technisch gibt es mehrere Varianten. Verbreitet ist ein Belegportal des Steuerbüros, in das der Betrieb Belege hochlädt oder per App fotografiert. Alternativ übergibt die Handwerkersoftware Belege und Buchungsdaten direkt über eine DATEV-Schnittstelle oder ein vergleichbares Format. Bei E-Rechnungen wird der strukturierte Datensatz selbst übertragen, nicht ein Abbild davon.

Im Handwerksbetrieb löst der digitale Belegtransfer ein alltägliches Problem: Tankbelege, Baumarktquittungen und Lieferscheine liegen verteilt in Fahrzeugen, Jacken und Werkstattschubladen und tauchen erst am Monatsende auf. Wer sie direkt beim Entstehen mit dem Smartphone erfasst, verliert weniger Belege und damit weniger Vorsteuerabzug. Zugleich verkürzt sich der Weg bis zur fertigen Auswertung, weil das Steuerbüro nicht auf die Sammelabgabe wartet.

Zu regeln ist, wer im Betrieb welche Belege einreicht. In Betrieben mit mehreren Fahrzeugen und Einkaufsberechtigten entstehen sonst Doppelerfassungen, weil derselbe Beleg vom Monteur fotografiert und später vom Büro noch einmal gescannt wird. Eine klare Zuständigkeit je Belegart, verbunden mit einer Rückmeldung bei erfolgreicher Übernahme, verhindert das.

Zu unterscheiden ist der Belegtransfer von der Buchung selbst. Übertragen werden Belege und gegebenenfalls Vorschläge; die Buchung verantwortet die Steuerberatung oder der Betrieb, je nach Aufgabenteilung. Wer das vermischt, erwartet nach dem Upload eine fertige Auswertung und übersieht, dass unklare Belege weiterhin Rückfragen auslösen.

Bezug zur Digitalisierung

Der Belegtransfer ist nur so gut wie die Ordnung dahinter. Belege sollten beim Erfassen bereits Projekt oder Kostenstelle mitbekommen, sonst muss diese Information später mühsam rekonstruiert werden. Moderne Systeme lesen Lieferant, Datum, Betrag und Steuersatz automatisch aus und erzeugen daraus einen Kontierungsvorschlag, den das Steuerbüro prüft.

Wichtig ist die Einhaltung der GoBD: Der übertragene Beleg muss unveränderbar archiviert werden, und zwar in dem Format, in dem er entstanden ist. Wer Papierbelege scannt und vernichtet, braucht dafür einen dokumentierten Ablauf in der Verfahrensdokumentation.

Ein Beispiel aus einem GaLaBau-Betrieb: Materialeinkäufe für mehrere Baustellen werden häufig gemeinsam getätigt. Wird der Beleg beim Fotografieren nicht auf die betroffenen Aufträge aufgeteilt, landet der gesamte Betrag auf einem Projekt. Die Nachkalkulation zeigt dann eine Baustelle mit überhöhten Materialkosten und eine mit auffällig niedrigen.

Vor der Umstellung lohnt ein Gespräch mit dem Steuerbüro darüber, welches Portal oder Format dort eingesetzt wird. Zwei Systeme parallel zu pflegen, kostet mehr Zeit als der Papierordner, den sie ersetzen sollen.