Rechnungsprüfung automatisiert

Automatisierte Rechnungsprüfung bedeutet, dass Software die formalen und rechnerischen Prüfschritte einer Eingangsrechnung selbständig durchführt und nur Abweichungen zur menschlichen Entscheidung vorlegt. Geprüft werden typischerweise die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben, die Rechenrichtigkeit, die Übereinstimmung mit Bestellung und Lieferschein, hinterlegte Preisvereinbarungen sowie Dopplungen.

Zu unterscheiden ist die formale von der sachlichen Prüfung. Ob eine Rechnung alle Pflichtangaben enthält und ob die Summen stimmen, ist vollständig maschinell prüfbar. Ob die berechnete Leistung tatsächlich so erbracht wurde, kann nur beurteilen, wer vor Ort war. Ziel der Automatisierung ist deshalb nicht, die sachliche Prüfung zu ersetzen, sondern sie von allem zu entlasten, was vorher schon feststellbar ist.

Im Bau- und Ausbaugewerbe kommen branchenspezifische Prüfpunkte hinzu. Bei Subunternehmerrechnungen ist zu prüfen, ob eine gültige Freistellungsbescheinigung § 48b vorliegt und ob die Steuerschuldnerschaft nach § 13b UStG korrekt behandelt wurde. Bei Materialrechnungen ist der Abgleich mit vereinbarten Rabattstaffeln relevant, weil Konditionen im Baustoffhandel häufig projektbezogen verhandelt werden.

Ein Beispiel aus einem Baubetrieb zeigt den Nutzen der Vorsortierung: Von den Eingangsrechnungen eines Monats entfällt der überwiegende Teil auf wiederkehrende Materiallieferungen desselben Händlers mit bekannten Konditionen. Werden diese maschinell gegen Bestellung und Lieferschein geprüft, bleibt für die sachliche Prüfung nur der kleine Rest, bei dem tatsächlich eine Entscheidung nötig ist.

Eine typische Fehlerquelle ist die fehlende Bestellung. Ohne hinterlegten Bestellvorgang kann das System nur formal prüfen, weil ihm der Vergleichsmaßstab fehlt. In Betrieben, in denen Material telefonisch geordert und ohne Vorgang geliefert wird, bleibt die Automatisierung deshalb wirkungslos. Der Nutzen entsteht erst, wenn Bestellung, Lieferschein und Rechnung als Kette vorliegen.

Wo KI ansetzt

Regelbasierte Prüfungen decken den standardisierbaren Teil ab. Lernende Verfahren ergänzen sie um Auffälligkeiten, die sich nicht als feste Regel formulieren lassen: ein Betrag, der deutlich vom üblichen Rahmen des Lieferanten abweicht, eine geänderte Bankverbindung, eine Position, die zum bestellten Gewerk nicht passt, oder eine Rechnung außerhalb des üblichen Bestellrhythmus. Damit dient die Prüfung zugleich als Schutz vor Rechnungsbetrug, der mit gefälschten Lieferantenmails am Bau vorkommt.

Ein weiterer Ansatzpunkt ist die Zuordnung: Aus Rechnungsinhalt, Lieferadresse und Zeitpunkt leitet das System Projekt und zuständigen Prüfer ab, sodass der Verteilungsschritt entfällt.

Zu klären ist außerdem die Freigabekompetenz. Wer welche Beträge freigeben darf und wie vertreten wird, gehört in ein hinterlegtes Regelwerk. Andernfalls bleibt der Ablauf an einzelnen Personen hängen, und im Urlaubsfall stauen sich Rechnungen so lange, bis Skontofristen verstreichen. Genau dieser Effekt macht in vielen Betrieben einen größeren Betrag aus als alle Preisabweichungen zusammen.

Sinnvoll ist eine Wertgrenze für die automatische Freigabe abweichungsfreier Rechnungen. Kleinbeträge ohne Beanstandung binden sonst unverhältnismäßig viel Prüfzeit, während große Rechnungen zu wenig Aufmerksamkeit bekommen. Die gewählten Grenzen und die Ergebnisse sollten regelmäßig ausgewertet werden.