Freistellungsbescheinigung § 48b

Die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG wird vom Finanzamt auf Antrag an Betriebe erteilt, die Bauleistungen erbringen. Legt der Leistende sie vor, darf der Auftraggeber die volle Rechnungssumme auszahlen und muss keine Bauabzugsteuer einbehalten. Die Bescheinigung enthält unter anderem den Namen des Betriebs, eine Sicherheitsnummer, das ausstellende Finanzamt und einen Gültigkeitszeitraum. Sie kann für einen bestimmten Auftrag oder allgemein befristet ausgestellt werden.

Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Zahlung. Eine Bescheinigung, die bei Auftragserteilung gültig war, aber bei Zahlung abgelaufen ist, schützt den Auftraggeber nicht. Weil dieser bei fehlerhaftem Verzicht auf den Einbehalt haftet, ist die Prüfung kein Formalismus, sondern eine Risikofrage.

Für einen Handwerksbetrieb hat das zwei Seiten. Als Auftragnehmer sollte er die eigene Bescheinigung rechtzeitig verlängern und Auftraggebern unaufgefordert zusenden, weil sonst Zahlungen gekürzt eingehen. Als Auftraggeber von Subunternehmern, etwa wenn ein Bauunternehmen Gerüstbau, Trockenbau oder Elektroinstallation vergibt, muss er für jeden Subunternehmer eine gültige Bescheinigung vorliegen haben. Die Echtheit lässt sich über die Sicherheitsnummer beim Bundeszentralamt für Steuern beziehungsweise beim ausstellenden Finanzamt überprüfen.

Zu beachten ist der Anwendungsbereich. Die Regelung betrifft Bauleistungen im steuerlichen Sinn, also Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen. Reine Wartungs-, Reinigungs- oder Planungsleistungen fallen nicht ohne Weiteres darunter. Die Abgrenzung im Einzelfall gehört in die Abstimmung mit der Steuerberatung, weil sie sich am Inhalt der Leistung entscheidet, nicht an der Bezeichnung in der Rechnung.

Zu unterscheiden ist ferner zwischen der Vorlage der Bescheinigung und dem Einbehalt selbst. Liegt keine gültige Bescheinigung vor, ist der Auftraggeber verpflichtet, den Abzug vorzunehmen und an das Finanzamt abzuführen; der einbehaltene Betrag ist für den Leistenden nicht verloren, sondern wird angerechnet. Der praktische Nachteil liegt in der verzögerten Liquidität.

Bezug zur Digitalisierung

Der Ablauf lässt sich vollständig im Lieferantenstamm abbilden. Zu jedem Subunternehmer werden die Bescheinigung als Dokument, die Sicherheitsnummer und das Ablaufdatum hinterlegt. Der Zahlungsvorschlag prüft dieses Datum automatisch und sperrt Zahlungen an Subunternehmer ohne gültige Bescheinigung, statt sich auf die Aufmerksamkeit der Buchhaltung zu verlassen.

Erkennungssoftware kann eingehende Bescheinigungen auslesen und Gültigkeitszeitraum sowie Sicherheitsnummer automatisch in die Stammdaten übernehmen. Eine Wiedervorlage vor Ablauf sorgt dafür, dass die Verlängerung angefordert wird, bevor eine Zahlung ansteht.

Ein Beispiel aus einem Trockenbaubetrieb, der regelmäßig Nachunternehmer einsetzt: Läuft die Bescheinigung eines Subunternehmers zwischen Auftragserteilung und Schlusszahlung ab, muss der Abzug vorgenommen werden. Eine Fristüberwachung im Lieferantenstamm verhindert, dass dieser Punkt erst beim Zahllauf auffällt.

Da bei Bauleistungen zwischen Unternehmern zusätzlich die Umsatzsteuerschuldnerschaft nach § 13b UStG greifen kann, sollten beide Prüfungen im Subunternehmerprozess nebeneinander stehen. Sie werden im Alltag häufig verwechselt, betreffen aber unterschiedliche Steuerarten und haben unterschiedliche Voraussetzungen.