GAEB DA XML

GAEB DA XML ist die auf XML aufsetzende Fassung des GAEB-Datenaustauschs. Sie überträgt dieselben Inhalte wie die älteren Formate, also Leistungsverzeichnisse, Angebotsaufforderungen, Angebote und Nachträge, bildet sie jedoch in einer strukturierten, hierarchisch aufgebauten Datei ab. Dadurch lassen sich zusätzliche Angaben und längere Texte sauber transportieren, und die Daten sind für andere Programme leichter auswertbar.

Für Handwerksbetriebe ist der Unterschied zu den älteren Formaten im Alltag kaum sichtbar, weil die Software das Format verarbeitet. Bemerkbar wird er an zwei Stellen. Erstens bei Formatversionen: Sendet ein Ausschreibender eine Fassung, die die eigene Software nicht liest, muss konvertiert werden, wofür GAEB-Konverter zur Verfügung stehen. Zweitens bei Inhalten: XML-basierte Dateien transportieren Formatierungen, Anhänge und ergänzende Angaben, die in älteren Formaten verloren gingen.

Die Phasenlogik bleibt unverändert. D81 für das Leistungsverzeichnis, D83 für die Angebotsaufforderung, D84 für die Angebotsabgabe und D86 für Nachträge gelten auch hier.

Praktisch bedeutsam ist, dass die Datei mehr Angaben transportieren kann als früher: längere Leistungstexte mit Formatierung, Hinweise zu Positionsarten, Bezüge zwischen Positionen und beigefügte Dokumente. Wer diese Angaben beim Import ausblendet, um die Übersicht zu behalten, verliert genau die Informationen, die den Aufwand einer Position bestimmen. Prüfen Sie deshalb, wie Ihre Software mit Langtexten und Anlagen umgeht.

Zu unterscheiden ist der Datenaustausch von der Vergabeplattform. Viele öffentliche Auftraggeber wickeln die Ausschreibung über ein Portal ab, das die Datei bereitstellt und das Angebot entgegennimmt. Die Formatfrage und die Frage des Übermittlungswegs sind unabhängig voneinander: Eine korrekt erzeugte Datei nützt nichts, wenn sie nicht über den geforderten Kanal fristgerecht eingeht.

Bezug zur Digitalisierung

Die strukturierte Form ist die Voraussetzung für die maschinelle Weiterverarbeitung. Programme können Positionen gezielt auslesen, mit dem eigenen Artikelstamm abgleichen und Kalkulationsansätze zuordnen, ohne dass Texte interpretiert werden müssen.

Genau hier setzen auch KI-gestützte Verfahren an. Sprachmodelle analysieren die Leistungstexte umfangreicher Verzeichnisse, ordnen Positionen eigenen Leistungen zu, erkennen ungewöhnliche Anforderungen und fassen Vorbemerkungen zusammen. Bei Ausschreibungen mit mehreren hundert Positionen entscheidet diese Vorarbeit häufig darüber, ob die Bearbeitung in der Angebotsfrist überhaupt möglich ist.

Ein Beispiel aus dem Trockenbau: Ein Verzeichnis enthält Positionen mit umfangreichen Langtexten zu Schall- und Brandschutzanforderungen. Werden beim Import nur die Kurztexte übernommen, kalkuliert der Betrieb eine Standardkonstruktion, obwohl eine aufwendigere gefordert ist. Die Abweichung fällt erst bei der Ausführung auf.

Praktischer Hinweis: Klären Sie vor der Bearbeitung, welche Formatversion der Auftraggeber für die Rückgabe erwartet. Ein Angebot in einer nicht akzeptierten Fassung führt zum selben Ergebnis wie ein verspätetes Angebot.