GAEB-Datei

Eine GAEB-Datei ist eine Datei im Datenaustauschformat des Gemeinsamen Ausschusses Elektronik im Bauwesen. Sie transportiert Leistungsverzeichnisse, Angebotsaufforderungen, bepreiste Angebote, Auftragserteilungen, Nachträge und Abrechnungsdaten zwischen den Programmen von Planern, Auftraggebern und ausführenden Betrieben.

Erkennbar sind die Dateien an ihren Endungen, die die Datenaustauschphase benennen, etwa für das Leistungsverzeichnis, die Angebotsaufforderung, die Angebotsabgabe und den Nachtrag. Daneben besteht die XML-basierte Fassung GAEB DA XML.

Der praktische Nutzen ist erheblich. Ohne das Format müsste ein Betrieb ein Verzeichnis mit mehreren hundert Positionen abtippen, um es zu kalkulieren, und der Auftraggeber müsste jedes Angebot manuell erfassen, um es zu vergleichen. Mit dem Format wird die Struktur unverändert übernommen, was zugleich die formale Anforderung erfüllt, dass Angebote in der vorgegebenen Gliederung abzugeben sind.

Für die Bearbeitung ist zwischen der Datei und ihrer Darstellung zu unterscheiden. Was ein Betrieb in der eigenen Software sieht, ist eine Ansicht der enthaltenen Daten, nicht das Dokument selbst. Ein zusätzlich versandtes PDF des Leistungsverzeichnisses ist eine Lesefassung; maßgeblich für die Wertung ist die zurückgegebene Datei. Weichen beide voneinander ab, etwa weil eine Position nachträglich im PDF korrigiert wurde, zählt im Zweifel der Datenbestand.

Eine wiederkehrende Fehlerquelle sind Bedarfs- und Alternativpositionen. Sie sind in der Datei gekennzeichnet und dürfen nicht in die Angebotssumme einfließen. Werden sie beim Import wie Normalpositionen behandelt, liegt das Angebot rechnerisch über dem der Mitbewerber, ohne dass die Kalkulation schlechter wäre. Prüfen Sie deshalb nach dem Einlesen, wie die Software diese Positionen ausweist.

Bezug zur Digitalisierung

Handwerkersoftware liest und schreibt GAEB-Dateien in der Regel ohne Zusatzmodul. Probleme entstehen meist nicht am Format selbst, sondern an unterschiedlichen Versionsständen zwischen Sender und Empfänger; dafür gibt es Konverter, teils auch als kostenfreie Betrachtungsprogramme.

KI-gestützte Verfahren setzen nach dem Import an. Sprachmodelle ordnen Positionen dem eigenen Artikelstamm zu, auch wenn die Leistungstexte anders formuliert sind als die eigenen, schlagen Kalkulationsansätze aus vergleichbaren Vorhaben vor und weisen auf Positionen mit unklarer Leistungsabgrenzung hin. Bei knappen Angebotsfristen ist das der Unterschied zwischen bearbeiten und absagen.

Ein Beispiel aus dem Rohbau: Ein Verzeichnis mit mehreren hundert Positionen für Beton-, Schal- und Bewehrungsarbeiten lässt sich nach dem Import in wenigen Stunden bepreisen, weil die Struktur steht und nur noch Ansätze zu hinterlegen sind. Von Hand abgetippt wäre allein die Erfassung ein Arbeitstag, mit dem zusätzlichen Risiko vertauschter Mengeneinheiten zwischen Kubikmeter und Quadratmeter.

Praktischer Hinweis: Verändern Sie die importierte Struktur nicht. Zusammengefasste Titel, gelöschte Positionen oder eigene Nummerierungen führen bei der Rückgabe regelmäßig zum Ausschluss des Angebots, unabhängig von der Qualität der Kalkulation.