KI-Nutzungsrichtlinie

Eine KI-Nutzungsrichtlinie ist eine schriftliche Regelung des Arbeitgebers, die den Umgang mit KI-Werkzeugen im Betrieb ordnet. Sie beantwortet vier Fragen: Welche Werkzeuge sind freigegeben, wofür dürfen sie eingesetzt werden, welche Daten dürfen hinein, und wer prüft und gibt Ergebnisse frei. Sie ist kein gesetzlich vorgeschriebenes Dokument, aber das wirksamste Mittel, um Wildwuchs und Datenabflüsse zu vermeiden.

Der Bedarf entsteht typischerweise von selbst. Ein Bauleiter diktiert das Bautagebuch in ein privates Konto, weil es schneller geht. Das Büro kopiert eine Ausschreibung samt Bauherrendaten in ein kostenloses Werkzeug. Ein Monteur fotografiert einen Mangel und lädt das Bild in eine App, deren Anbieter niemand kennt. Ohne Regel ist keine dieser Handlungen verboten, und keine ist nachvollziehbar.

Was das im Betrieb bedeutet

Eine brauchbare Richtlinie ist kurz und konkret. Bewährt hat sich eine Liste der freigegebenen Werkzeuge samt Zugangsart, ergänzt um die Aussage, dass private Konten für betriebliche Inhalte nicht genutzt werden. Dann eine einfache Datenregel: keine vollständigen Kundendaten, keine Bewerbungsunterlagen, keine Personalvorgänge, keine Fotos mit erkennbaren Personen und keine Vertragsunterlagen Dritter in Werkzeuge ohne geprüfte Vertragslage. Wo Personenbezug nötig ist, wird auf die freigegebenen Dienste mit Auftragsverarbeitungsvertrag verwiesen.

Der dritte Teil betrifft die Prüfung. Sinnvoll ist eine Staffelung nach Wirkung: Interne Entwürfe darf jeder verwenden, alles, was den Betrieb nach außen bindet, also Angebote, Nachträge, Fristsetzungen, Mängelanzeigen, braucht eine benannte Freigabe. Diese Prüfpflicht ist der Kern des Dokuments, weil hier die tatsächlichen Risiken liegen.

Der vierte Teil nennt Ansprechpartner und Meldeweg: Wer sagt Bescheid, wenn ein Werkzeug falsche Angaben liefert, und wer entscheidet über neue Anwendungen.

Zur Wirksamkeit gehört, dass die Richtlinie erreichbar und aktuell ist. Sie sollte dort liegen, wo die Leute suchen, also im gemeinsamen Ordner, in der Betriebs-App oder als Aushang im Büro, und ein Datum tragen. Ebenso wichtig ist ein angemessener Umgang mit Abweichungen: Wenn jemand ein nicht freigegebenes Werkzeug nutzt, weil das freigegebene die Aufgabe nicht löst, ist das zuerst ein Hinweis auf eine Lücke in der Ausstattung und nicht in erster Linie ein Verstoß.

In Betrieben mit Betriebsrat gehört die Richtlinie mit der Betriebsvereinbarung abgestimmt, da beide dieselben Systeme betreffen. Ohne Betriebsrat genügt die Richtlinie, sollte aber in einer Runde erklärt und mit den Beschäftigten besprochen werden, statt nur ausgehängt zu werden. Aufbau und Formulierungsbeispiele bietet der Ratgeber KI-Nutzungsrichtlinie erstellen.