KWP Bausoftware

KWP Bausoftware gehört zur Kategorie der Anbieter von Branchensoftware für das Handwerk. Lösungen dieser Kategorie bilden die kaufmännischen und organisatorischen Abläufe eines Handwerksbetriebs ab und sind häufig auf einzelne Gewerke zugeschnitten. Welche Produkte, Ausbaustufen und Konditionen im Einzelnen angeboten werden, ist beim Anbieter zu erfragen.

Der typische Funktionsumfang solcher Lösungen reicht von Kunden- und Artikelstamm über Angebot und Kalkulation, Auftragsverwaltung, Zeiterfassung und Materialwirtschaft bis zu Rechnung, Mahnwesen und Auswertungen. Gewerkespezifische Ausprägungen ergänzen dies um Funktionen, die sich in einer allgemeinen Lösung nur mit Aufwand abbilden lassen, etwa Wartungsverträge mit Fälligkeitssteuerung und Anlagenakten für SHK-Betriebe oder Prüfprotokolle wiederkehrender Prüfungen für Elektrobetriebe.

Genau dieser Zuschnitt ist der Hauptgrund für die Wahl einer Branchenlösung. Umgekehrt bedeutet er eine engere Bindung an einen Anbieter mit begrenztem Markt. Vor der Entscheidung lohnt deshalb die Frage, wie viele Betriebe des eigenen Gewerks der Anbieter betreut und wie lange das Produkt am Markt ist.

Für die Bewertung solcher Lösungen ist die Frage nach dem Betriebsmodell wesentlich. Angeboten werden Installationen auf eigenen Servern, Betrieb beim Anbieter oder Mischformen. Davon hängen Verantwortung für Sicherung und Aktualisierung, Zugriff von der Baustelle und die laufenden Kosten ab. Betriebe ohne eigene IT-Betreuung fahren mit einem betreuten Betrieb meist besser, auch wenn die monatlichen Kosten höher wirken.

Zu klären ist außerdem die Verfügbarkeit von Unterstützung im Alltag. Entscheidend ist weniger die beworbene Erreichbarkeit als die Frage, wer den Betrieb kennt: eine feste Ansprechperson mit Kenntnis der eigenen Einrichtung oder eine allgemeine Hotline. Bei einer Störung im Abrechnungslauf am Monatsende macht dieser Unterschied den Ausschlag.

Bezug zur Digitalisierung

Für die Prüfung gelten die Kriterien jeder Systemauswahl. Zentral sind die Schnittstellen zu Steuerberater, Großhandel und Lohnabrechnung sowie die Unterstützung von E-Rechnung, GAEB und REB, soweit im eigenen Gewerk relevant. Ebenso wichtig sind die mobile Nutzung mit Offline-Fähigkeit und der Datenexport beim Anbieterwechsel.

Wirtschaftlich zählen die Kosten über mehrere Jahre einschließlich Einführung, Datenmigration, Schulung und interner Betreuung, siehe Total Cost of Ownership. Der interne Aufwand wird dabei regelmäßig unterschätzt.

Werden KI-gestützte Funktionen angeboten, sollten sie an eigenen Unterlagen erprobt und nicht anhand der Produktbeschreibung bewertet werden. Zu klären sind Verarbeitungsort, Auftragsverarbeitungsvertrag und die Frage, ob Eingaben zum Training genutzt werden, siehe Datenschutzprüfung eines Anbieters.

Ein Beispiel aus einem Elektrobetrieb: Wiederkehrende Prüfungen ortsveränderlicher Betriebsmittel erzeugen jährlich viele gleichartige Vorgänge mit Protokoll und Fristsetzung. Eine Lösung, die das als eigenen Vorgangstyp führt, spart hier mehr Zeit als jede allgemeine Verbesserung der Oberfläche.

Praktisch liefert ein Referenzbesuch bei einem Betrieb desselben Gewerks und vergleichbarer Größe die belastbarsten Hinweise, insbesondere zu Einführungsaufwand und Zusammenarbeit über mehrere Jahre.