HERO Software

HERO Software gehört zur Kategorie der Handwerkersoftware, also der Anwendungen, die kaufmännische und organisatorische Abläufe eines Handwerksbetriebs abbilden. Produkte dieser Kategorie werden zunehmend als Cloud-Software angeboten und über Browser sowie mobile App genutzt. Welche Module, Ausbaustufen und Konditionen konkret gelten, ist beim Anbieter zu prüfen.

Der typische Funktionsumfang solcher Lösungen umfasst Kunden- und Artikelverwaltung, Angebotserstellung und Kalkulation, Auftragsverwaltung, Terminplanung, Zeiterfassung, Materialverwaltung, Rechnung und Mahnwesen sowie Auswertungen. Je nach Ausbaustufe kommen Baustellendokumentation, Wartungsverwaltung, Anbindungen an Großhandel und Buchhaltung sowie eine mobile Anwendung für die Baustelle hinzu.

Für die Bewertung eines Produkts dieser Kategorie sind strukturelle Eigenschaften maßgeblich. An erster Stelle stehen die Schnittstellen: Übergabe an Steuerberater oder Buchhaltung, Anbindung an den Großhandel, Übergabe von Zeitdaten an die Lohnabrechnung sowie Unterstützung der E-Rechnung. Zu klären ist jeweils, ob eine automatische Übertragung oder ein manueller Export vorliegt und welche Felder mitgeführt werden.

Für die Bewertung ist die Frage nach dem Zuschnitt auf die Betriebsgröße wesentlich. Lösungen mit breitem Funktionsumfang setzen voraus, dass jemand die Stammdaten pflegt und Auswertungen einrichtet. In Betrieben ohne diese Rolle bleiben Module ungenutzt, während die Kosten je Nutzer vollständig anfallen.

Zu klären ist außerdem, wie viele Zugänge tatsächlich benötigt werden und ob es abgestufte Zugangsarten gibt. Gewerbliche Mitarbeiter, die nur Zeiten buchen und Fotos ablegen, brauchen keinen vollen Zugang. Da bei Cloud-Lösungen je Nutzer und Monat abgerechnet wird, entscheidet dieser Punkt spürbar über die Gesamtkosten.

Bezug zur Digitalisierung

Zweitens die mobile Nutzung. Entscheidend sind die Offline-Fähigkeit und die Zahl der Bedienschritte je Vorgang, weil eine Anwendung, die auf der Baustelle blockiert oder zu umständlich ist, umgangen wird. Drittens der Datenexport beim Anbieterwechsel: In welchen Formaten werden Stammdaten, Belege und Anhänge herausgegeben, und wie lange besteht nach Vertragsende Zugriff. Bei Cloud-Lösungen ist dieser Punkt besonders relevant, weil die Daten nicht im Haus liegen.

Viertens die Gesamtkosten über mehrere Jahre einschließlich Einführung, Datenmigration, Schulung und interner Betreuung, siehe Total Cost of Ownership. Hinzu kommen Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist.

Werden KI-gestützte Funktionen beworben, etwa Textvorschläge für Angebote oder Belegerkennung, sollten sie in einer Testphase mit echten Daten erprobt werden. Aussagekräftig ist der Anteil der Ergebnisse, der ohne Korrektur brauchbar ist. Verarbeitungsort und Auftragsverarbeitungsvertrag gehören in die Datenschutzprüfung des Anbieters.

Ein Beispiel aus einem SHK-Betrieb: Wartungsverträge mit wiederkehrenden Terminen und Anlagenakten je Objekt sind der Kern des Servicegeschäfts. Bildet die Software das als eigenen Vorgangstyp ab, entsteht die Jahresplanung automatisch. Ohne diese Funktion wird sie in einer Tabelle geführt, die niemand mit dem System abgleicht.

Praktisch sollte jede Vorführung anhand eines eigenen typischen Auftrags erfolgen, von der Anfrage bis zur Rechnung.