Rechnungsvorlage mit Pflichtangaben

Eine Rechnungsvorlage mit Pflichtangaben ist ein Dokument- oder Datensatzmuster, in dem alle nach § 14 UStG geforderten Bestandteile fest hinterlegt sind. Dazu gehören unter anderem vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Leistungsempfänger, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Leistung, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie der Steuerbetrag beziehungsweise ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

Für Handwerksbetriebe sind zwei Angaben besonders fehleranfällig. Erstens der Leistungszeitpunkt: Bei Bauleistungen ist der Zeitpunkt der Leistungserbringung anzugeben, nicht nur das Rechnungsdatum. Zweitens die Leistungsbeschreibung, die so konkret sein muss, dass die abgerechnete Leistung eindeutig identifizierbar ist. Formulierungen wie Renovierungsarbeiten laut Absprache genügen nicht und gefährden beim Kunden den Vorsteuerabzug.

Hinzu kommen Sonderfälle. Bei Bauleistungen an Unternehmer mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden und es braucht einen entsprechenden Hinweis. Bei Leistungen an private Auftraggeber im Zusammenhang mit einem Grundstück ist auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Empfängers hinzuweisen. Kleinunternehmer benötigen einen Hinweis auf § 19 UStG.

Ein Beispiel für eine ausreichende Leistungsbeschreibung im Malerhandwerk: Statt Renovierung Wohnung genügt die Angabe der Leistung, des Objekts und des Umfangs, etwa Anstrich der Wand- und Deckenflächen in zwei Räumen einer benannten Wohnung mit Angabe der Fläche und des ausgeführten Zeitraums. Diese Konkretisierung kostet einen Satz und entscheidet über die Anerkennung beim Empfänger.

Ebenso zu beachten ist die Behandlung von Abschlagsrechnungen. Sie sind vollwertige Rechnungen und müssen sämtliche Pflichtangaben tragen. In der Schlussrechnung sind die zuvor berechneten Abschläge mit den darin enthaltenen Steuerbeträgen abzusetzen. Eine unklare Darstellung an dieser Stelle ist einer der häufigsten Beanstandungsgründe bei Bauabrechnungen.

Bezug zur Digitalisierung

In einer Software sind diese Angaben nicht Bestandteil eines Layouts, sondern Pflichtfelder eines Datensatzes. Das ist der wesentliche Unterschied zur Textverarbeitung: Ein leeres Feld kann die Erstellung blockieren, ein vergessener Absatz in einer Word-Vorlage nicht.

Mit der E-Rechnungspflicht wird diese Struktur verbindlich. Die Norm EN 16931 definiert die Felder und ihre Belegung. Eine Rechnung, der eine Pflichtangabe fehlt oder die eine falsche Steuerkategorie trägt, wird von der Prüfsoftware des Empfängers abgewiesen, bevor ein Mensch sie sieht. Eine Validierung vor dem Versand fängt das ab.

Sinnvoll ist zudem, kundenspezifische Zusatzanforderungen im Stammsatz zu hinterlegen, etwa Bestellnummer, Kostenstelle des Auftraggebers oder Leitweg-ID bei öffentlichen Stellen. Diese Angaben sind zwar keine gesetzlichen Pflichtangaben, führen aber ebenso zuverlässig zur Zurückweisung, wenn sie fehlen.

Praktisch lohnt sich außerdem, die Vorlage nach jeder gesetzlichen Änderung und nach jedem Softwarewechsel erneut zu prüfen. Formularanpassungen gehen bei Versionswechseln verloren oder werden durch Standardvorlagen ersetzt, und der Fehler wirkt sich auf jede erzeugte Rechnung aus, bis er jemandem auffällt.

Ein einmaliger Abgleich der eigenen Vorlage mit dem Steuerberater lohnt sich, insbesondere für die Sonderfälle bei Bauleistungen.