Vorsteuerabzug

Der Vorsteuerabzug nach § 15 UStG erlaubt es einem Unternehmer, die ihm von anderen Unternehmern in Rechnung gestellte Umsatzsteuer von seiner eigenen Umsatzsteuerschuld abzuziehen. Voraussetzung ist unter anderem, dass die Leistung für das Unternehmen bezogen wurde, dass sie steuerpflichtigen Ausgangsumsätzen dient und dass eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben vorliegt.

Genau die letzte Bedingung wird in Handwerksbetrieben regelmäßig zum Problem. Fehlt die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers, ist die Leistungsbeschreibung zu unbestimmt oder fehlt der Leistungszeitpunkt, kann der Abzug versagt werden. Bei einer Betriebsprüfung summieren sich solche Fälle über mehrere Jahre. Betroffen sind typischerweise kleine Belege: Baumarktquittungen ohne Empfängerangabe, Tankbelege, handschriftliche Rechnungen kleiner Subunternehmer.

Ein zweiter Verlustweg ist schlicht der verlorene Beleg. Was nicht in der Buchhaltung ankommt, kann nicht abgezogen werden. In Betrieben mit vielen Baustellen und mehreren Fahrzeugen ist das ein realer Betrag pro Jahr.

Nicht abzugsfähig ist Vorsteuer, soweit Ausgangsumsätze steuerfrei sind, und sie steht Betrieben nicht zu, die die Kleinunternehmerregelung anwenden. Bei gemischt privat und betrieblich genutzten Gegenständen gelten Aufteilungsregeln.

Eine im Baubereich häufige Konstellation ist die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers bei Bauleistungen. Der Nachunternehmer stellt dann ohne Umsatzsteuer mit entsprechendem Hinweis in Rechnung, und der Empfänger meldet die Steuer selbst an und zieht sie zugleich als Vorsteuer ab. Fehlt der Hinweis oder wird die Steuer dennoch ausgewiesen, entstehen Korrekturaufwand und Rückfragen, die sich mit einer Prüfung beim Rechnungseingang vermeiden lassen.

Ebenso zu beachten ist der Zeitpunkt des Abzugs. Maßgeblich ist regelmäßig der Zeitraum, in dem Leistung und ordnungsgemäße Rechnung vorliegen. Belege, die erst Monate später aus einem Fahrzeug auftauchen, führen deshalb zu nachträglichen Korrekturen in der Voranmeldung statt zu einem einfachen Abzug im laufenden Zeitraum.

Bezug zur Digitalisierung

Der wirksamste Hebel ist die sofortige Belegerfassung. Wenn Monteure Belege direkt bei Entstehung mit dem Smartphone fotografieren und dem Projekt zuordnen, geht wenig verloren. Ein digitaler Rechnungseingang sorgt dafür, dass auch Rechnungen aus E-Mail-Postfächern zentral erfasst werden.

Softwareseitig lässt sich die formale Prüfung automatisieren: Das System kontrolliert, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind, und markiert Belege, bei denen der Abzug gefährdet ist. Bei einer E-Rechnung ist diese Prüfung exakt, weil die Felder strukturiert vorliegen. So lässt sich eine Korrektur beim Lieferanten anfordern, solange die Geschäftsbeziehung frisch ist und nicht erst Jahre später in der Prüfung.

Für Abschlagsrechnungen gilt eine eigene Sorgfalt. Sie sind vollwertige Rechnungen mit allen Pflichtangaben und werden in der Schlussrechnung wieder abgesetzt. Wird bei der Schlussrechnung die Absetzung der bereits berechneten Abschläge nicht sauber dargestellt, entsteht ein Fehler, der sowohl die eigene Umsatzsteuer als auch den Vorsteuerabzug des Auftraggebers betrifft.

Ergänzend hilft eine einfache Regel im Betrieb: Belege ohne vollständige Firmenanschrift werden an der Kasse direkt korrigiert, nicht später. Nachträgliche Rechnungskorrekturen sind möglich, aber aufwendig und werden bei Kleinbeträgen selten verfolgt.