LV-Import

LV-Import bezeichnet die Übernahme eines Leistungsverzeichnisses aus einer Datei in die eigene Kalkulationssoftware. Der Regelfall ist der Import einer GAEB-Datei, daneben kommen Tabellenformate und PDF-Dokumente vor, die vor der Bearbeitung erst in eine strukturierte Form gebracht werden müssen.

Für die Angebotsbearbeitung ist der Import entscheidend. Ein Verzeichnis mit mehreren hundert Positionen lässt sich innerhalb einer üblichen Angebotsfrist nicht abtippen. Betriebe ohne funktionierenden Import scheiden deshalb bei größeren Ausschreibungen faktisch aus, unabhängig von ihrer fachlichen Eignung.

Nach dem Import sind drei Punkte zu prüfen. Erstens die Vollständigkeit: Stimmen Positionsanzahl und Struktur mit der Ausgangsdatei überein. Zweitens die Positionsarten: Bedarfs-, Eventual- und Alternativpositionen müssen korrekt übernommen sein, weil sie unterschiedlich zu bepreisen sind. Drittens die Einheiten: Verwechselte Mengeneinheiten sind eine häufige und teure Fehlerquelle.

In der Praxis scheitert der Import häufig an der Ausgangsdatei. Kleinere Auftraggeber und Planungsbüros versenden Leistungsverzeichnisse als PDF oder als gescanntes Dokument, weil ihre eigene Software kein strukturiertes Format ausgibt. Ein Malerbetrieb, der ein solches Verzeichnis mit dreihundert Positionen bearbeiten soll, steht dann vor derselben Handarbeit wie ohne Software. Eine kurze Rückfrage nach der strukturierten Datei ist deshalb der wirksamste Schritt und kostet nichts.

Eine zweite Fehlerquelle betrifft die Mengen. Werden beim Import Mengen als Text statt als Zahl übernommen, rechnet die Kalkulation stillschweigend mit null oder bricht die Position ab. Der Fehler fällt erst in der Angebotssumme auf, wenn der Vergleich mit der eigenen Grobschätzung nicht stimmt.

Bezug zur Digitalisierung

Der eigentliche Zeitgewinn entsteht nach dem Import, bei der Zuordnung der Positionen zu eigenen Leistungen und Artikeln. Genau hier setzen Sprachmodelle an: Sie vergleichen die Leistungstexte mit dem eigenen Artikelstamm und früheren Angeboten und schlagen passende Ansätze vor, auch wenn die Formulierungen abweichen. Bei umfangreichen Verzeichnissen ersetzt das einen erheblichen Teil der Handarbeit.

Ebenso lassen sich Verzeichnisse inhaltlich erschließen: Vorbemerkungen zusammenfassen, Positionen mit unklarer Leistungsabgrenzung markieren, ungewöhnliche Anforderungen hervorheben. Bei PDF-Verzeichnissen übernimmt OCR die Umwandlung in Text, wobei Tabellenstrukturen erfahrungsgemäß Nacharbeit erfordern.

Sinnvoll ist außerdem, die importierte Datei unverändert zu archivieren. Wenn es später um Abweichungen zwischen ausgeschriebener und ausgeführter Leistung geht, ist der ursprüngliche Stand des Verzeichnisses die Grundlage der Auseinandersetzung. Wer nur die bearbeitete Fassung aufbewahrt, kann nicht mehr belegen, welche Fassung dem Angebot zugrunde lag.

Praktischer Hinweis: Verändern Sie nach dem Import weder Nummerierung noch Struktur. Das Angebot muss in der vorgegebenen Gliederung zurückgegeben werden, und Abweichungen führen bei öffentlichen Vergaben regelmäßig zum Ausschluss.