UGL-Schnittstelle

Die UGL-Schnittstelle regelt den elektronischen Austausch kaufmännischer Vorgänge zwischen Handwerkersoftware und Großhandelssystemen. Übertragen werden je nach Ausbaustufe Anfragen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheindaten und Rechnungsdaten. Ziel ist, dass Vorgänge nicht zweimal erfasst werden müssen: einmal im Shop des Großhändlers und einmal in der eigenen Software.

Für Handwerksbetriebe in SHK, Elektro und verwandten Gewerken ist das ein Alltagsthema, weil dort täglich Material bestellt wird. Ohne Schnittstelle wird eine Bestellung im Portal des Großhändlers zusammengestellt und anschließend im eigenen System nachgepflegt oder gar nicht erfasst — mit der Folge, dass der Materialverbrauch dem Projekt fehlt und die Nachkalkulation unvollständig bleibt.

Ein Beispiel aus dem Elektrohandwerk: Der Monteur bestellt morgens Kabel, Verteilerkomponenten und Kleinmaterial für zwei Baustellen im Portal des Großhändlers. Ohne Anbindung landet die Bestellbestätigung als PDF im Postfach, die Lieferung geht direkt auf die Baustelle, und die Rechnung kommt gesammelt zum Monatsende. Die häufigste Fehlerquelle entsteht genau hier: Die Positionen werden im Büro einer Sammelrechnung zugeordnet, ohne dass klar ist, welcher Artikel auf welche Baustelle ging. Das Material verschwindet in den Gemeinkosten, und der Deckungsbeitrag der einzelnen Aufträge lässt sich nicht mehr ermitteln. Mit UGL-Anbindung trägt die Bestellung von Anfang an die Projektnummer, und Auftragsbestätigung und Rechnungsdaten laufen mit dieser Zuordnung zurück ins System.

Bezug zur Digitalisierung

UGL ergänzt die beiden anderen verbreiteten Standards: Datanorm überträgt Artikelstammdaten und Preise, IDS ermöglicht die Übernahme eines im Shop zusammengestellten Warenkorbs in die eigene Kalkulation, UGL deckt den kaufmännischen Vorgang ab.

Abzugrenzen ist UGL von der E-Rechnung nach EN 16931: Beide übertragen Rechnungsdaten strukturiert, verfolgen aber unterschiedliche Zwecke. UGL ist ein branchenspezifischer Standard für die Beschaffungskette zwischen Betrieb und Großhandel und deckt auch Anfrage, Bestellung und Auftragsbestätigung ab. Die E-Rechnung ist ein rechtlich getriebenes Rechnungsformat, das unabhängig von Branche und Lieferbeziehung gilt. Ein Betrieb kann UGL für den Wareneingang nutzen und trotzdem für die eigenen Ausgangsrechnungen ein E-Rechnungsformat benötigen.

Voraussetzung für den produktiven Einsatz ist ein gepflegter Artikelstamm: Ohne saubere Artikelnummern laufen die übertragenen Positionen ins Leere und müssen manuell zugeordnet werden — womit der Zeitgewinn wieder aufgebraucht ist.

Welche Standards unterstützt werden, unterscheidet sich zwischen Softwarelösungen und zwischen Großhändlern. Das ist ein wichtigeres Auswahlkriterium bei der Softwarewahl als viele Einzelfunktionen: Eine fehlende Anbindung an den Hauptlieferanten erzeugt dauerhaft eine Doppelerfassung, die den Nutzen der gesamten Software schmälert.

Klären Sie vor einer Systementscheidung konkret, welche Ihrer Lieferanten mit welchem Standard angebunden werden können — und lassen Sie sich das nicht als Möglichkeit, sondern als bestehende Anbindung bestätigen.