Zeit bis zur Rechnungsstellung

Die Zeit bis zur Rechnungsstellung ist die Differenz zwischen dem Datum des Leistungsendes und dem Datum des Rechnungsversands. Für den Betrieb bildet man den Durchschnitt oder Median über alle Rechnungen eines Zeitraums, sinnvollerweise getrennt nach Schluss- und Abschlagsrechnungen sowie nach Auftragsgröße. Die Kennzahl ist der erste Teil des gesamten Zeitraums bis zum Geldeingang; der zweite Teil ist die Zahlungseingangsdauer. Beide zusammen ergeben die Spanne, über die der Betrieb seine Leistung vorfinanziert.

Diese Kennzahl ist im Handwerk der am leichtesten beeinflussbare Teil, weil sie allein im eigenen Betrieb liegt. Verzögerungen entstehen typischerweise dadurch, dass Grundlagen fehlen: Stundenzettel liegen noch beim Monteur, Lieferscheine sind nicht zugeordnet, das Aufmaß ist nicht geprüft, Nachträge sind nicht dokumentiert. Ein Malerbetrieb, der Stundenzettel monatlich einsammelt, kann vor Monatsende keine Rechnung schreiben. Ein Dachdecker, der Abrechnungen abends nach der Baustelle erstellt, schiebt sie in Zeiten hoher Auslastung auf. Ein Bauunternehmen wartet auf die Aufmaßprüfung durch die Bauleitung. Ein Elektriker mit vielen Kleinaufträgen sammelt Reparaturrechnungen und stellt sie gebündelt, was die Spanne unnötig verlängert.

Bei Bauleistungen nach VOB/B ist zusätzlich die Prüffrist des Auftraggebers zu beachten: Die Rechnung wird erst nach Ablauf der Prüfungszeit fällig, sodass jede Verzögerung auf der eigenen Seite die Fälligkeit entsprechend nach hinten schiebt. Umgekehrt lässt sich der Zeitraum durch regelmäßige Abschlagsrechnungen deutlich verkürzen, weil nicht bis zur Fertigstellung gewartet wird. Sinnvoll ist, den Abschlagsrhythmus bereits im Vertrag festzulegen und die Termine im System zu hinterlegen, damit sie nicht vergessen werden. Ein fester wöchentlicher Abrechnungstag im Büro wirkt in der Praxis oft stärker als jede zusätzliche Software.

Bezug zur Digitalisierung

Werden Stunden, Material und Aufmaß direkt bei der Ausführung mit Auftragsbezug erfasst, steht die Abrechnungsgrundlage am Tag des Leistungsendes bereit. Die Rechnung entsteht dann aus vorhandenen Daten statt aus einer Rekonstruktion. Die E-Rechnung beseitigt zusätzlich Druck und Postweg. Für den Rechnungseingang beim Kunden gelten seit der schrittweisen Einführung der E-Rechnungspflicht strukturierte Formate, was die Weiterverarbeitung beschleunigt.

KI unterstützt beim Zusammenstellen: OCR liest Lieferscheine aus und ordnet sie dem Projekt zu, Spracherkennung wandelt Notizen des Monteurs in Positionen für Nachträge. Freigegeben wird weiterhin geprüft.

Praktikabel ist eine wöchentliche Liste aller Aufträge, die fertiggestellt, aber noch nicht abgerechnet sind. Diese Liste macht die Kennzahl im Alltag steuerbar, noch bevor eine Auswertung eingerichtet ist.