Freigabeprozess für KI-Ergebnisse

Ein Freigabeprozess für KI-Ergebnisse regelt, was zwischen der Erzeugung eines Entwurfs und seiner Verwendung passiert. Er benennt die prüfende Person, die Prüfpunkte und die Fälle, in denen eine zusätzliche Kontrolle nötig ist. Ohne eine solche Festlegung entscheidet jeder Mitarbeitende selbst, wie genau er hinsieht, und das Ergebnis ist von Person und Tagesform abhängig.

In Handwerks- und Bauunternehmen lässt sich der Prozess an der Art des Ergebnisses ausrichten. Für interne Notizen, Baustellenberichte und Gesprächszusammenfassungen genügt in der Regel, dass der Verfasser den Text vor dem Ablegen liest. Für Schreiben an Kunden, Auftraggeber und Nachunternehmer gilt Höheres: Angebote, Nachträge, Mängelrügen, Behinderungsanzeigen und Kündigungen gehören vor dem Versand auf den Tisch der verantwortlichen Person.

Ein Beispiel aus dem Dachdeckerhandwerk: Eine Bedenkenanmeldung zum vorgefundenen Untergrund wirkt nur, wenn sie den tatsächlichen Befund benennt und rechtzeitig beim richtigen Empfänger ankommt. Ein KI-Entwurf kann die Formulierung liefern, die Beurteilung des Untergrunds und die Adressierung bleiben Sache der verantwortlichen Person.

Zu regeln ist auch der Fall, in dem der Prüfende einen Fehler entdeckt. Wird der Text nur stillschweigend korrigiert, bleibt die Ursache bestehen und derselbe Fehler taucht beim nächsten Vorgang wieder auf. Sinnvoll ist, wiederkehrende Korrekturen in die Vorlage zurückzuschreiben, damit die Entwürfe besser werden. Ebenso sollte klar sein, wer entscheidet, wenn ein Werkzeug wiederholt unbrauchbare Ergebnisse liefert und der Einsatz für diesen Zweck beendet wird.

Wo KI ansetzt

Die Prüfpunkte sollten konkret sein, sonst bleibt die Freigabe eine Formalie. Bewährt haben sich vier Fragen: Stimmen alle Zahlen, Mengen und Termine mit den Betriebsunterlagen überein. Sind Aussagen enthalten, die eine Zusage darstellen, ohne dass sie gewollt ist. Sind Normen, Vorschriften oder Fristen genannt, die nicht geprüft wurden. Passt der Text zum Verhältnis mit dem Empfänger.

Besonders zu achten ist auf ergänzte Zahlen. Sprachmodelle füllen Lücken, wenn sie nicht daran gehindert werden, und im Ergebnis stehen Preise oder Mengen im Text, die niemand kalkuliert hat, siehe erfundene Materialpreise. Ebenso häufig sind erfundene Normbezüge, die im Streitfall gegen den Betrieb wirken.

Der Freigabeprozess sollte im Ablauf verankert und nicht als zusätzlicher Schritt empfunden werden. In vielen Betrieben genügt die Regel, dass jedes Schreiben, das den Betrieb verlässt, wie bisher von derselben Person gegengelesen wird wie vor dem Einsatz von KI-Werkzeugen. Neu ist nur die Aufmerksamkeit für ergänzte Zahlen.

Für den Nachweis genügt meist ein schlichter Vermerk, wer wann freigegeben hat. In der Auftrags- oder Dokumentenverwaltung lässt er sich an den Vorgang hängen, ohne zusätzliche Software. Fehlt er, ist im Streitfall nicht mehr feststellbar, ob ein Schreiben geprüft war oder unmittelbar aus dem Werkzeug in den Versand ging.

Sinnvoll ist, die Festlegung in die KI-Nutzungsrichtlinie aufzunehmen. Eine Seite reicht, wenn sie die Schreibtypen und die jeweils zuständige Person benennt.