Zielwert festlegen

Ein Zielwert ist der Sollwert einer Kennzahl zu einem bestimmten Zeitpunkt. Er besteht aus vier Bestandteilen: der Kennzahl mit ihrer Berechnungsvorschrift, dem gemessenen Ausgangswert, dem angestrebten Wert und dem Zeitpunkt, zu dem dieser erreicht sein soll. Hinzu kommt die Zuständigkeit, also wer für die Erreichung verantwortlich ist. Die richtige Reihenfolge lautet: erst messen, dann Ziel setzen. Ein Zielwert ohne bekannten Ausgangswert ist eine Behauptung, deren Erreichung sich nicht überprüfen lässt. Ebenso wenig taugen fremde Durchschnittswerte als Ziel, weil Betriebsgröße, Gewerkemix, Kundenstruktur und Kalkulationsmodell zu stark abweichen.

Praktisch heißt das für einen Handwerksbetrieb: Zuerst wird die Kennzahl über einen ausreichend langen Zeitraum erhoben, um saisonale Schwankungen einzuschließen. Ein Dachdecker sollte die Termintreue über mindestens ein Jahr messen, weil Witterung und Auftragslage stark schwanken. Ein Elektriker kann die Angebotsdurchlaufzeit bereits nach wenigen Wochen einschätzen. Aus dem Ausgangswert wird dann eine Verbesserung abgeleitet, die begründbar ist, weil eine konkrete Maßnahme dahintersteht. Ein Ziel ohne zugeordnete Maßnahme bleibt folgenlos. Sinnvoll sind wenige Ziele gleichzeitig; wer acht Kennzahlen parallel verbessern will, verbessert keine davon.

Zu unterscheiden ist zwischen Zielwerten, die der Betrieb selbst beeinflussen kann, und solchen, die von Dritten abhängen. Die Zeit bis zur Rechnungsstellung liegt vollständig im eigenen Einflussbereich, die Zahlungseingangsdauer nur teilweise. Ziele für die zweite Gruppe sollten deshalb auf den steuerbaren Anteil bezogen werden, etwa auf die Zahl der Tage bis zur ersten Zahlungserinnerung. Ebenso wichtig ist die Größenordnung: Ein Ziel, das eine Halbierung des Ausgangswerts verlangt, wird meist nicht ernst genommen und nach kurzer Zeit stillschweigend fallen gelassen. Realistische Schritte in mehreren Etappen führen weiter.

Bezug zur Digitalisierung

Zielwerte lassen sich nur verfolgen, wenn die Kennzahl ohne großen Aufwand regelmäßig verfügbar ist. Wird sie jedes Mal von Hand zusammengesucht, bleibt die Kontrolle aus. Eine automatische Aufbereitung in einem Dashboard für die Geschäftsführung oder über Berichtsautomatisierung hält den Aufwand gering und macht die Abweichung zum festen Bestandteil der Betriebsbesprechung.

Zu beachten ist die Wechselwirkung zwischen Kennzahlen. Ein Ziel für die Angebotsdurchlaufzeit kann die Angebotsqualität beeinträchtigen, ein Ziel für die Produktivität die Nacharbeitsquote erhöhen. Deshalb wird zu jedem Zielwert eine Gegenkennzahl festgelegt, die nicht schlechter werden darf. Überprüft wird der Zielwert zum vereinbarten Termin, mit einer schriftlichen Feststellung, ob er erreicht wurde und was daraus folgt.