Auftragsbestand

Der Auftragsbestand erfasst den Wert aller Aufträge, die ein Betrieb angenommen, aber noch nicht vollständig ausgeführt und abgerechnet hat. Berechnet wird er als Summe der Auftragswerte abzüglich der darauf bereits erbrachten und abgerechneten Leistung. Wichtig ist die Abgrenzung: Angebote ohne Zuschlag gehören nicht dazu, ebenso wenig mündliche Absichtserklärungen ohne verbindliche Beauftragung. Bei Bauleistungen mit Abschlagsrechnungen reduziert jede abgerechnete Teilleistung den Bestand entsprechend.

Für einen Handwerksbetrieb ist der Auftragsbestand die zentrale Größe für Personal- und Materialplanung. Ein Dachdecker mit vollem Auftragsbuch bis in den Spätherbst entscheidet anders über eine Neueinstellung als einer, dessen Bestand nach zwei Monaten endet. Ein Elektriker unterscheidet zwischen dem langfristigen Bestand aus Neubauprojekten und dem kurzfristigen Geschäft aus Service und Reparatur, das kaum planbar ist. Ein Bauunternehmen bewertet den Bestand zusätzlich nach Baustellenstart, weil ein Auftrag mit Baubeginn in acht Monaten die aktuelle Auslastung nicht deckt. Sinnvoll ist deshalb eine Gliederung nach geplantem Ausführungszeitraum, nicht nur eine Gesamtsumme.

Zu unterscheiden ist zwischen dem nominalen Auftragswert und dem noch zu erbringenden Leistungsanteil. Ein Auftrag über hundert Tausend Euro, der zu drei Vierteln ausgeführt ist, bindet nur noch ein Viertel der Kapazität, steht aber in einer reinen Auftragsliste weiterhin mit der vollen Summe. Sinnvoll ist deshalb, den Restleistungswert zu führen und ihn bei jeder Abschlagsrechnung fortzuschreiben. Ebenso gehören Aufträge mit Ausführungsvorbehalt, etwa unter Finanzierungsvorbehalt eines privaten Bauherrn, gesondert gekennzeichnet, weil sie erfahrungsgemäß nicht alle zur Ausführung kommen. Ein Betrieb, der diese Unterscheidung nicht trifft, plant Personal auf Basis von Aufträgen, die möglicherweise nie beginnen.

Bezug zur Digitalisierung

Ein aktueller Auftragsbestand setzt voraus, dass Auftragswerte, Fortschritt und Abrechnungsstand an einer Stelle gepflegt werden. In einem ERP für das Handwerk ergibt sich die Kennzahl automatisch aus Auftragsdaten, erfassten Stunden und gestellten Rechnungen, sofern die Daten laufend eingegeben werden. Fehlt diese Pflege, entsteht der Bestand aus einer Excel-Liste, die dem tatsächlichen Stand hinterherläuft. Auswertungen lassen sich in einem Dashboard für die Geschäftsführung zusammenführen und wöchentlich aktualisieren.

KI-gestützte Auswertungen können aus Auftragshistorie, Saisonverlauf und offenen Angeboten eine Prognose des Bestands für die kommenden Monate ableiten. Solche Vorhersagen ersetzen keine Planung, sie liefern eine Diskussionsgrundlage. Praktisch ist, den Bestand einmal pro Woche zum festen Stichtag zu ermitteln und ihn zusammen mit der Auftragsreichweite zu betrachten, weil erst das Verhältnis von Bestand zu Kapazität aussagt, ob Personal aufgebaut oder Akquise verstärkt werden muss.