Anforderungsworkshop

Der Anforderungsworkshop ist ein Arbeitstermin, in dem die künftigen Anwender einer Software gemeinsam beschreiben, wie ihre Arbeitsabläufe heute funktionieren und was ein neues System leisten muss. Das Ergebnis fließt in den Anforderungskatalog und gegebenenfalls in ein Lastenheft ein. Der Workshop findet vor dem Kontakt mit Anbietern statt, damit die Anforderungen nicht durch Produktpräsentationen vorgeprägt werden.

Im Handwerksbetrieb sitzen typischerweise Geschäftsführung, Büroleitung, ein Bauleiter oder Meister und mindestens ein gewerblicher Mitarbeiter am Tisch. Diese Mischung ist wichtig, weil sich die Sicht auf denselben Vorgang stark unterscheidet: Was im Büro als vollständig dokumentierter Auftrag gilt, ist auf der Baustelle oft eine Kombination aus Zuruf, Foto und Notizzettel. Erst wenn beide Seiten den Ablauf schildern, werden die Brüche sichtbar.

Ein bewährtes Vorgehen ist, einen typischen Auftrag von der Anfrage bis zum Zahlungseingang durchzugehen und an jedem Schritt festzuhalten, wer was in welchem System erfasst, welche Informationen fehlen und wo Daten mehrfach eingegeben werden. So treten Medienbrüche und Doppelerfassung hervor, ohne dass jemand vorher eine Prozessanalyse gelernt haben muss.

Zu unterscheiden ist zwischen Anforderungen und Wünschen. Nicht jede genannte Funktion ist entscheidungsrelevant. Bewährt hat sich eine Einteilung in Anforderungen, ohne die eine Lösung ausscheidet, und solche, die den Ausschlag geben, wenn zwei Angebote sonst gleichwertig sind. Ohne diese Gewichtung entsteht ein Katalog, den kein Produkt vollständig erfüllt.

Bezug zur Digitalisierung

Der Workshop entscheidet mit darüber, ob die spätere Einführung akzeptiert wird. Wer seine eigenen Anforderungen im System wiedererkennt, arbeitet eher damit. Umgekehrt scheitern Einführungen oft nicht an der Technik, sondern daran, dass ein Ablauf vorgegeben wurde, den niemand aus der Praxis mitgestaltet hat. Der beim Workshop benannte Ansprechpartner im Team begleitet die Einführung anschließend.

Auch Automatisierungs- und KI-Potenziale lassen sich hier erkennen. Wiederkehrende Tätigkeiten mit klarer Regel, etwa das Abtippen von Lieferscheinen, das Formulieren von Standardtexten oder das Nachfassen offener Angebote, sind Kandidaten für eine spätere Unterstützung. Sie werden im Workshop nur notiert, nicht bereits gelöst.

Ein Beispiel aus einem SHK-Betrieb: Im Workshop zeigt sich, dass Regiescheine auf der Baustelle unterschrieben, aber erst Tage später ins Büro gebracht werden. Diese Erkenntnis ist für die Auswahl wichtiger als jede Detailfrage zur Oberfläche, weil sie eine mobile Erfassung mit Unterschrift zur Kernanforderung macht.

Praktisch reichen ein halber Tag und ein Whiteboard. Wichtiger als eine Methode ist, dass jemand mitschreibt und die Ergebnisse innerhalb weniger Tage als Katalog vorliegen, solange die Beispiele noch präsent sind.