Lexware

Lexware gehört zur Kategorie der kaufmännischen Software für kleine und mittlere Unternehmen. Produktlinien dieser Kategorie decken typischerweise Buchhaltung, Rechnungsstellung, Lohnabrechnung und Warenwirtschaft ab und werden je nach Variante lokal installiert oder als Webanwendung genutzt. Welche Produkte, Ausbaustufen und Konditionen konkret gelten, ist beim Anbieter zu prüfen.

Für Handwerksbetriebe ist die Abgrenzung zur Handwerkersoftware wesentlich. Kaufmännische Software deckt die Buchhaltungs- und Abrechnungsseite ab, bildet aber die baubetrieblichen Besonderheiten nur eingeschränkt ab: Aufmaß, Leistungsverzeichnisse, Regie- und Pauschalabrechnung, Nachträge, Baustellendokumentation und Wartungsverträge. Viele Betriebe kombinieren deshalb eine Branchenlösung für den operativen Teil mit einer kaufmännischen Lösung oder der Kanzlei des Steuerberaters für die Buchhaltung.

Entscheidend ist in dieser Konstellation die Verbindung beider Seiten. Zu klären ist, ob Rechnungen, Kostenstellen und Auftragsbezug automatisch übergeben werden oder ob jemand Daten überträgt, siehe Schnittstellenprüfung. Ohne den mitgeführten Auftragsbezug ist eine auftragsbezogene Auswertung im Nachhinein nicht möglich.

Bei der Bewertung von Produkten dieser Kategorie lohnt der Blick auf die Lohnabrechnung. Baubetriebe unterliegen tariflichen Besonderheiten, etwa bei Arbeitszeitkonten, Auslösen und Meldungen an die Sozialkassen. Ob eine allgemeine kaufmännische Lösung diese Anforderungen abbildet oder ob die Lohnabrechnung besser beim Steuerberater oder einem spezialisierten Dienstleister bleibt, ist vor der Auswahl zu klären.

Ebenso zu prüfen ist die Mehrplatzfähigkeit. Arbeiten Büro und Geschäftsführung gleichzeitig im System und sollen Monteure mobil Belege einreichen, unterscheiden sich die benötigten Zugänge deutlich von einer Einzelplatzinstallation. Diese Frage wirkt sich unmittelbar auf Lizenzumfang und Kosten aus.

Bezug zur Digitalisierung

Zwei rechtliche Themen sind für die Auswahl bedeutsam. Erstens die E-Rechnung: Das Produkt muss Rechnungen in den maßgeblichen Formaten erzeugen und empfangen können. Zweitens die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung: Belege und Buchungen müssen unveränderbar, vollständig und über die Aufbewahrungsfrist lesbar aufbewahrt werden, was auch bei einem späteren Produktwechsel gewährleistet sein muss.

Beim Wechsel zwischen Produktlinien oder Betriebsarten, etwa von einer lokalen Installation zu einer Webanwendung, gelten dieselben Anforderungen wie bei jedem Systemwechsel: geprüfter Datenexport, Klarheit über den Verbleib aufbewahrungspflichtiger Daten und ein befristeter Parallelbetrieb.

KI-Funktionen setzen in dieser Kategorie vor allem bei der Belegverarbeitung an: Erkennung der Belegart, Auslesen von Lieferant, Datum, Betrag und Steuersatz per OCR und Vorschläge für die Kontierung. Solche Vorschläge sind Vorarbeit; die buchhalterische Verantwortung bleibt bei Betrieb und Steuerberater.

Zu bedenken ist außerdem die Zuständigkeit im Störungsfall. Bei einer Kombination aus Branchenlösung, kaufmännischer Software und Kanzleisystem sind mehrere Anbieter beteiligt. Fällt eine Übergabe aus, ist die Ursache häufig nicht eindeutig zuzuordnen. Eine schriftliche Beschreibung der Datenwege und ein benannter Ansprechpartner je System verkürzen die Klärung erheblich.

Praktisch sollte vor der Auswahl mit dem Steuerberater abgestimmt werden, welche Übergabeform die Kanzlei verarbeiten kann. Das schränkt die Auswahl meist deutlicher ein als die Funktionsliste.